5 yếu tố cơ bản quan trọng cần đáp ứng trong việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

I. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là gì?

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hay chi tiết hơn, là sắp xếp lại tài liệu giấy một cách khoa học mà trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với Phông hoặc khối tài liệu giúp cho quá trình khai thác thông tin trên tài liệu nhanh chóng và hiệu quả.

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ căn cứ theo Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành và theo TCVN ISO 9001:2000 và theo Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.

II. Tầm quan trọng của việc chỉnh lý tài liệu

Sở dĩ phải thực hiện việc chỉnh lý tài liệu vì tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc chưa được cán bộ, công chức, viên chức lập thành hồ sơ hoặc nếu có lập cũng chưa đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ. Tình trạng tài liệu lộn xộn, chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lập công cụ tra cứu chẳng những gây khó khăn cho việc tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu mà còn gây áp lực nặng nề trong việc bảo quản tài liệu từ việc đầu tư xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản đến việc triển khai áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ .

III. Những vấn đề cần giải quyết trong việc chỉnh lý hồ sơ

Đối với hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ bảo quản có thời hạn từ 05 năm trở lên được sắp xếp khoa học theo phương án hệ thống hóa, được thống kê thành Mục lục hồ sơ hoặc được lập cơ sở dữ liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu khi có yêu cầu. Đối với tài liệu loại ra được thống kê thành Danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ và qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

Xem thêm: Những quy định về thời hạn bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu

IV. Những văn bản hướng dẫn cần soạn thảo trong quá trình chỉnh lý tài liệu

4.1. Thứ nhất

Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông. Nội dung cơ bản của bản Lịch sử đơn vị hình thành phông gồm: Hoàn cảnh ra đời, ngày tháng năm thành lập và giải thể cơ quan (nếu cơ quan đã chấm dứt hoạt động); chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của cơ quan và những thay đổi (nếu có). Lịch sử phông là bản tóm tắt về tình hình, đặc điểm của phông tài liệu. Nội dung cơ bản của bản Lịch sử phông gồm: Tên phông; giới hạn thời gian của phông; thành phần tài liệu của phông (các loại hình tài liệu, tài liệu của đơn vị tổ chức nào); tình hình tài liệu (mức độ phân loại, xác định giá trị, sắp xếp tài liệu và tình trạng vật lý của tài liệu); công cụ tra cứu và tình hình giao nộp.

Mục đích biên soạn bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và giúp những người tham gia chỉnh lý nắm bắt một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

4.2. Thứ hai

Bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm (nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ) theo một phương án phân loại phù hợp và hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ nhằm bảo đảm cho việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất. Ngoài ra, bản hướng dẫn phân loại còn được dùng để sắp xếp hồ sơ đã được lập. Dưới góc độ này, bản hướng dẫn phân loại còn được gọi với tên khác là phương án hệ thống hoá tài liệu.

4.3. Thứ ba

Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Đây là bản kê các nhóm hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông được dùng làm căn cứ để người tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất. Thứ tư, Kế hoạch chỉnh lý Đây là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện chỉnh lý, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc chỉnh lý tài liệu. Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý sau khi dự thảo cần được lấy ý kiến góp ý, hoàn thiện và trình người có thẩm quyền phê duyệt. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu xét thấy cần thiết, các văn bản này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế.

V. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần tuân thủ các nguyên tắc phân loại của nghiệp vụ Lưu trữ

– Một là nguyên tắc không phân tán phông: Nguyên tắc này được vận dụng khi thực hiện để phân phông nếu khối tài liệu đưa ra chỉnh lý có nhiều phông bị để lẫn với nhau. Khi phân phông, tài liệu thuộc phông nào phải đưa đúng về phông đó.

– Hai là trong từng phông, tùy thuộc vào lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông và thực tế tài liệu có thể lựa chọn một trong những phương án phân loại sau đây:

• Phương án “Cơ cấu tổ chức – Thời gian” vận dụng để phân chia tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định và đã ngừng hoạt động.
• Phương án “Thời gian – Cơ cấu tổ chức” vận dụng để phân chia tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định và còn đang hoạt động.
• Phương án “Mặt hoạt động – Thời gian” vận dụng để phân chia tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức không ổn định và đã ngừng hoạt động.
• Phương án “Thời gian – Mặt hoạt động” vận dụng để phân chia tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức không ổn định, không rõ ràng và còn đang hoạt động.
• Phương án “Vấn đề – Thời gian” hoặc “Thời gian – Vấn đề” vận dụng để phân chia tài liệu của đơn vị hình thành phông có ít tài liệu hoặc đối với tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu lưu trữ.

– Nguyên tắc hồ sơ sau khi được phân loại trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trong quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu cần phân loại đúng loại giấy tờ, đúng hồ sơ được lập mục lục theo trình tự, logic, dễ hiểu cho đối tượng cần sử dụng đến tài liệu.

– Sau khi phân loại xong phải đánh số tờ, lập Mục lục văn bản và Chứng từ kết thúc là những nội dung của việc biên mục hồ sơ. Công việc này được thực hiện đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Phần Mục lục hồ sơ có thể dùng để thống kê chung cho tất cả các hồ sơ bao gồm:

• Hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn
• Hồ sơ bảo quản có thời hạn: Được lập ra trong quá trình chỉnh lý tài liệu của một phông hoặc một phần phông. Vì mục lục hồ sơ là một loại công cụ dùng để thống kê và tra tìm các hồ sơ của một phông hay một phần phông và được lập trong quá trình chỉnh lý tài liệu của một phông hoặc một khối tài liệu.

Tuy nhiên, không nên lập Mục lục hồ sơ để thống kê chung tất cả hồ sơ giữ lại mà nên lập thành 02 Mục lục: Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn là để thống kê các hồ sơ có giá trị vĩnh viễn Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn là để thống kê các hồ sơ bảo quản có thời hạn. Việc thống kê riêng thành 02 Mục lục hồ sơ không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp lưu hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử, nếu Mục lục hồ sơ được lập ở Lưu trữ cơ quan mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét tiêu hủy hồ sơ khi đã hết thời bảo quản.