5 nội dung cơ bản cần biết trước khi thực hiện hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị

I. Tài liệu hết giá trị là gì?

Những năm trở lại đây, công nghệ số hóa được áp dụng rất nhiều trong tất cả các lĩnh vực trong đó có Văn thư Lưu trữ. Song tài liệu giấy vẫn đóng vai trò rất lớn trong quá trình lưu trữ thông tin của mỗi tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp. Chính vì việc tài liệu giấy được sinh ra ngày càng nhiều nên việc hủy các loại hồ sơ tài liệu đóng vai trò quan trọng và nên thường xuyên được tiến hành. Có một thực tế mà chính bản thân đội ngũ tư vấn của Đức Thịnh Phát Jsc thường xuyên nhận được câu hỏi là làm sao để biết tài liệu nào đã hết giá trị để được phép tiêu hủy.

Căn cứ theo Điều 17 Khoản 3 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định: Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. Hiện nay, không ít cá nhân, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp vẫn còn mập mờ về thời hạn lưu trữ bảo quản của từng loại tài liệu. Chúng ta cần phải nắm rõ các thời hạn bảo quản tài liệu để có kế hoạch phân loại, sắp xếp bố trí kho lưu trữ phù hợp cũng như để thực hiện việc hủy các loại hồ sơ tài liệu đã hết giá trị, nhằm mục đích bảo mật thông tin tài liệu và giải phóng kho lưu trữ.

II. Tầm quan trọng của việc hủy tài liệu hết giá trị

Theo một thống kê, tài liệu giấy chiếm tới 80% công cụ để lưu trữ thông tin trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan và doanh nghiệp. Việc lưu trữ bảo quản tài liệu có giá trị thực tiễn, phục vụ công tác hành chính văn phòng. Song đối với những tài liệu đã hết giá trị (hết thời hạn lưu trữ), không còn phục vụ để khai thác thông tin thì cần được tiến hành loại bỏ thường xuyên và định kỳ hằng năm nhằm mục đích sau:

• Giải phóng diện tích kho lưu trữ, văn phòng: Rõ ràng là việc tài liệu giấy phát sinh ngày càng lớn làm tiêu tốn rất nhiều diện tích kho lưu trữ, văn phòng làm việc. Nếu phải bảo quản một khối lượng tài liệu hết giá trị rất lớn như thế sẽ làm tăng thêm diện tích kho tàng, gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo quản những tài liệu đang có giá trị và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được. Việc hủy tài liệu đã hết giá trị sẽ giảm bớt chi phí thuê kho, tạo môi trường thông thoáng tại nơi làm việc.
• Giảm gánh nặng cho công tác quản lý, lưu trữ và bảo quản: Để bảo quản khối lượng lớn tài liệu giấy đã hết giá trị là việc làm không cần thiết. Lưu trữ quá nhiều tài liệu hết giá trị gây ảnh hưởng tới quá trình khai thác thông tin trong công tác hành chính văn phòng. Việc tiêu hủy sẽ tạo điều kiện tốt hơn để lưu trữ bảo quản các tài liệu mới đang còn giá trị.
• Bảo mật thông tin: Việc hủy tài liệu đúng cách sẽ giúp bảo mật thông tin, dữ liệu trên các tài liệu cần hủy. Tránh bị kẻ gian tận khai thác và lợi dụng các thông tin của cơ quan doanh, doanh nghiệp mình vào mục đích xấu.

III. Các hình thức hủy tài liệu phổ biến

3.1. Hủy tài liệu bằng hình thức đốt

Hủy tài liệu bằng hình thức đốt là phương pháp mà con người áp dụng trước khi người ta phát minh ra máy hủy giấy. Hiện nay, hình thức hủy này đã không còn phù hợp bởi gặp rất nhiều rào cản pháp lý cũng như những nhược điểm mà nó mang lại như: Công suất tiêu hủy chưa cao, gây ô nhiễm môi trường làm ảnh hưởng tới cuộc sống của những người xung quanh. Ngoài ra việc hủy tài liệu giấy bằng hình thức đốt cũng không hề đơn giản như bạn nghĩ. Đó là quá trình chuẩn bị địa điểm tránh xa khu dân cư, được sự cho phép của cơ quan quản lý về môi trường, mua sắm các vật dụng cần thiết.

Bạn hãy liên tưởng tới việc đốt vàng mã mà thỉnh thoảng bạn có cơ hội trải nghiệm. Nhưng đó là với số lượng ít, còn với số lượng nhiều như tài liệu giấy hết giá trị thì liệu có phù hợp hay không, rõ ràng là sẽ mất rất nhiều thời gian và nhân lực đấy. Một số lời khuyên của chúng tôi nếu bạn lựa chọn hình thức hủy tài liệu bằng phương pháp đốt.

• Là hình thức phù hợp để tiến hành tại nhà với số lượng tài liệu không nhiều.
• Hãy đốt tài liệu trong một cái hố được đào sẵn, điều này làm giảm lượng khói cũng như để tránh việc tro giấy sau khi đốt bị gió cuốn đi khắp nơi.
• Trong quá trình hủy không nên cho các vật liệu nhựa vào vì dễ tạo ra khói độc hại và có mùi.
• Hãy chuẩn bị các dụng cụ phòng chữa cháy cần thiết và nên giám sát từ đầu tới cuối quá trình hủy.
• Thu gom và xử lý tro sau khi hủy xong để không gây ô nhiễm đồng thời để đảm bảo các thông tin trên tài liệu đã cháy hết.

3.2. Hủy tài liệu bằng máy hủy giấy chuyên dụng

Máy hủy giấy là một thiết bị cơ học được sử dụng để cắt giấy thành dải hoặc mảnh vụn, dùng cho hủy các tài liệu dạng giấy có chứa tư liệu bí mật hoặc nhạy cảm. Ngày nay, khi nhận thấy tầm quan trọng của việc hủy tài liệu. Rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp đã đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác hủy tài liệu. Trên thị trường hiện nay cũng xuất hiện nhiều mẫu mã và chủng loại máy hủy giấy phù hợp với từng nhu cầu cần hủy của người dùng.

3.2.1. Ưu điểm của hình thức hủy tài liệu bằng máy hủy giấy

• Quá trình hủy tài liệu trở nên dễ dàng hơn, tài liệu được cắt thành dải hoặc mảnh vụn giúp cho việc bảo mật thông tin tốt.
• Hủy ngay tại văn phòng của mình mà không phải đi đâu xa, ngoài ra thời gian dành cho việc hủy giấy cũng giúp bạn giảm strees nữa đấy.
• Có nhiều kiểu máy với mẫu mã đa dạng và giá cả phù hợp trên thị trường để bạn lựa chọn.

3.2.2. Nhược điểm của máy hủy giấy văn phòng

• Công suất hủy của máy là không lớn: Máy chỉ phù hợp với việc hủy tài liệu thường xuyên nhưng với số lượng ít. Thông thường công suất máy hủy tài liệu là 3-5 tờ/phút, với công suất này bạn có thể tính toán thời gian cho việc hủy số lượng tài liệu mình cần là bao lâu. Với số lượng nhiều, bạn phải mất rất nhiều thời gian để hoàn thành việc hủy. Thậm chí nếu bắt máy hoạt động trong thời gian dài và liên tục có thể khiến máy bị hỏng hoặc lỗi.
• Gây ô nhiễm tiếng ồn và bụi bặm tại nơi làm việc: Có rất nhiều người dùng không tìm hiểu kỹ, và không để ý đến đặc điểm này của máy hủy tài liệu. Bạn sẽ khiến đồng nghiệp khó chịu nếu họ đang cần không gian yên tĩnh để làm việc mà bạn lại đang hủy tài liệu. Bởi tiếng ồn rất lớn và sinh ra bụi bặm mà khá nhiều người dùng sau một khoảng thời gian đầu thì đã không mặn mà với máy hủy tài liệu.
• Máy rất dễ hư hỏng và khó bảo dưỡng: Việc tiến hành hủy tài liệu không đúng cách, không đúng khuyến cào của nhà sản xuất máy, hoặc việc bắt máy làm việc trong thời gian liên tục chính là nguyên nhân dẫn tới hư hỏng của máy. Việc bảo trì bảo dưỡng máy hủy giấy rất là mất thời gian cũng như khó đạt kết quả mong muốn.
• Chi phí mua máy cao: Theo chúng tôi tìm hiểu thì giá máy hủy trên thị trường rơi vào khoảng 3 triệu tới 80 triệu tùy loại.

Lời khuyên của chúng tôi là nếu bạn lựa chọn hình thức hủy bằng máy hủy giấy văn phòng. Thì nên tùy vào nhu cầu cũng như số lượng tài liệu cần hủy để lựa chọn máy hủy giấy có công suất hợp lý. Máy hủy càng có công suất lớn thì chi phí càng cao. Rõ ràng là bạn không thể bắt một máy hủy giá 3 triệu làm công việc của một máy hủy giá 20 triệu. Nó sẽ phải mất rất nhiều thời gian để đáp ứng nhu cầu của bạn. Tóm lại, máy hủy giấy sẽ phù hợp với việc hủy tài liệu một cách thường xuyên nhưng với số lượng ít, với số lượng nhiều bạn nên tìm nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp.

3.3. Hình thức thuê nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu đáng tin cậy

Chính vì nhược điểm của các hình thức hủy tài liệu ở trên mà nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đã thuê nhà cung cấp dịch vụ hủy giấy. Hình thức này là phổ biến hiện nay khi số lượng tài liệu lớn được xử lý tiêu hủy triệt để trong khoảng thời gian ngắn. Đồng thời chi phí dành cho việc hủy tài liệu cũng tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc mua sắm máy hủy giấy văn phòng. Bạn chỉ cần bỏ ra một khoảng thời gian ngắn để giám sát quá trình tiêu hủy tài liệu.

 

IV. Xác định thời hạn bảo quản của tài liệu trước khi tiêu hủy

Căn cứ theo Thông tư Số: 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp. Theo đó thời hạn lưu trữ và bảo quản tài liệu được quy định gồm hai mức là bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn. Cũng theo Thông tư Số: 09/2011/TT-BNV thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp được chia thành các nhóm hồ sơ.

Như vậy, trước khi bắt đầu việc đưa tài liệu vào kho lưu trữ cần phải biên mục và ghi rõ thời hạn bảo quản của từng loại tài liệu ấy. Cũng như việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, chúng ta cần phải nắm được phông (khối) tài liệu chuẩn bị được hủy thuộc nhóm tài liệu nào, thời hạn lưu trữ là bao lâu để tránh việc hủy nhầm mất các hồ sơ tài liệu còn thời hạn bảo quản gây ảnh hưởng đến quá trình khai thác thông tin tài liệu sau này của cơ quan mình.

V. Quy định nào cho việc hủy tài liệu hết giá trị?

Việc hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị, hết thời hạn lưu trữ được căn cứ theo Luật Lưu trữ Số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011. Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ. Riêng đối với việc hủy tài liệu hết giá trị cần đảm bảo các nguyên tắc chung như sau:

• Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thủ tục và quy trình quy định.
• Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên thẩm định trước khi người có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy;
• Khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xét hủy tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
• Khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm tiêu hủy hết thông tin ghi trên tài liệu.

Mặc dù đã có văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể của cơ quan có thẩm quyền về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Song trên thực tế, vẫn còn rất nhiều cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy tài liệu tùy tiện, không thống nhất dẫn đến việc sai quy định của luật lưu trữ và tốn quá nhiều chi phí cho việc tiêu hủy.

Xem thêm: Quy trình hủy tài liệu hết giá trị