Nội dung công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan và doanh nghiệp

Nhận thấy tầm quan trọng của việc khai thác thông tin từ hồ sơ, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động. Nên những năm trở lại đây Công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu đang được nâng cao về mọi mặt. Từ việc thiết kế, xây dụng kho lưu trữ cho đến việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị lưu trữ phục vụ việc bảo quản hồ sơ được tốt hơn. Đó là những việc cần làm và nên làm sớm để việc khai thác thông tin trên tài liệu được phát huy hiệu quả tốt nhất.

I. Yêu cầu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong công tác lưu trữ

1.1. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể như sau:

• Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
•  Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
• Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
• Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. 
• Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

1.2. Chỉnh lý tài liệu trong cơ quan, doanh nghiệp

Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức  phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1.2.1. Các nguyên tắc khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ

• Không phân tán phông lưu trữ
• Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
• Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức .

1.2.2. Những yêu cầu cần đạt được sau khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

• Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; 
• Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; 
• Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
• Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
• Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Tìm hiểu thêm: 5 yếu tố cơ bản quan trọng cần đáp ứng trong việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1.3. Xác định giá trị tài liệu

Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức  có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức  ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được những yêu cầu sau:

• Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.
• Trong quá trình xác định, cần phải thống kê những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ nhằm mục đích tiến hành công tác hủy tài liệu hết giá trị sau này. 

Xem thêm:

• 4 cơ sở để xác định giá trị tài liệu trong Văn thư Lưu trữ
• Những quy định về thời hạn bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu

II. Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan

2.1. Bảo quản tài liệu lưu trữ

2.1.1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

2.1.2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức  và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức . Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

2.1.3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức  có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

2.2. Những đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

2.2.1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức  và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

2.2.2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ chức  nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức  hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.

2.2.3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.