Site icon Đức Thịnh Phát Jsc

7 bước trong quy trình số hóa tài liệu theo tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013

Trần Đức Thịnh
Số hóa tài liệu là một trong những giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp

I. Số hóa tài liệu lưu trữ là gì

1.1. Nhìn chung về chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp hiện nay không đơn giản chỉ là xu hướng mà đang trở thành vấn đề tất yếu. Trong bối cảnh nền kinh kế nước nhà đang có bước chuyển mình để phù hợp với cách mạng công nghiệp 4.0. Chuyển đổi số là một thuật ngữ rất rộng với rất nhiều lĩnh vực, đi lên chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được rất nhiều vấn đề đang gặp phải. Để thực hiện vấn đề chuyển đổi số thành công thì bản thân doanh nghiệp cần thực hiện động bộ các vấn đề như: Hạ tầng số, số hóa hệ thống quản lý quản trị, số hóa tư liệu sản xuất.

1.2. Khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu là một hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Thông thường các dữ liệu được hình thành dưới dạng chữ, hình ảnh, âm thanh…sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số. Khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ trên quy mô toàn cầu. Số hóa tài liệu được xem là bài toán cần giải để giúp doanh nghiệp tối ưu các vấn đề trong phương thức quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật dữ liệu.

Số hóa tài liệu lưu trữ là một phần của chuyển đổi số, so với phương thức lưu trữ thông tin dưới dạng tài liệu giấy cần rất nhiều chi phí bảo quản và nhân sự đồng thời mất rất nhiều thời gian để trích xuất thông tin giữa một “rừng” tập hồ sơ trong kho lưu trữ. Việc chuyển đổi số trong công tác lưu trữ tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết hết các vấn đề trên thông qua hình thức quản lý dữ liệu trên máy tính.

II. Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện số hóa tài liệu ngay từ bây giờ

2.1. Số hóa tài liệu để đi trước đối thủ một bước, tại sao không?

Xây dựng mô hình quản trị thông minh, gia tăng năng suất và trải nghiệm của khách hàng và đối tác. Có nhiều thời gian hơn để phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới cho doanh nghiệp của mình.

2.2. Lý do cần thực hiện số hóa tài liệu

Nếu bạn còn đang tìm lý do để trì hoãn việc chuyển đổi số trong công tác lưu trữ (số hóa tài liệu) cho chính doanh nghiệp của mình. Thì hãy nhìn lại các lý do dưới đây để biết rằng vai trò của số hóa tài liệu lưu trữ  từ đó để lên kế hoạch hành động ngay nếu không muốn doanh nghiệp mình tụt lại phía sau:

Thực hiện việc chuyển đổi số trong công tác lưu trữ giúp doanh nghiệp mình không bị tụt lại phía sau

III. 7 bước cơ bản trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ cho cơ quan và doanh nghiệp

3.1. Bước 1: Nhận bàn giao tài liệu giấy

Là bước mà nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tiếp nhận tài liệu được bàn giao từ phía khách hàng hoặc tới các kho chứa mà khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu. Qúa trình này cả hai bên cần tiến hành làm Biên bản giao nhận tài liệu để xác định được số lượng, tên phông (khối) tài liệu mà khách hàng bàn giao cho nhà cung cấp.

3.2. Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Kiểm tra tài liệu thu thập đồng thời phân loại theo phông (khối) tài liệu rồi phân bổ đến các trạm quét tài liệu. Để chuẩn bị tốt cho bước này thì tài liệu cần được lấy ra khỏi các bìa cứng, tháo bỏ ghim kẹp, và làm phẳng các trang tài liệu.

Khâu phân loại tài liệu cần phân loại riêng những tài liệu đã rách và hư hỏng để lên phương án phục hồi (nếu có thể).

3.3. Bước 3: Quét tài liệu

Thiết lập hệ thống: Scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu, tạo dữ liệu metadata.

Lựa chọn máy quyét tài liệu hợp lý để phù hợp với loại tài liệu giúp rút ngắn thời gian quét. Tùy thuộc vào từng loại tài liệu mà việc scan tài liệu cũng khác nhau. Nên áp dụng kỹ thuật scan từng tờ đối với hồ sơ lưu trữ thông thường, hay áp dụng kỹ thuật mới tiến bộ hơn như Bookscan đối với dạng tài liệu đòng quyển.

3.4. Bước 4: Kiểm tra file sau khi quét

Việc kiểm tra file đầu ra file tài liệu sau khi quét) có thể chia làm 2 lần để đảm bảo chất lượng và không bị sai sót. Trường hợp tài liệu sau khi quét không đáp ứng yêu cầu như bị mờ, mất góc… cần được tiến hành quét lại:

Tiêu chí kiểm tra bao gồm:

3.5. Bước 5: Nhập liệu dữ liệu

Quá trình nhập liệu có thể áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hỗn hợp cả hai:

Các trường thông tin của tài liệu (metadata) sau khi được nhập liệu sẽ được lưu trữ trong file cơ sở dữ liệu, được liên kết với các file ảnh đã quét ở bước 3. Vì vậy Cơ sở dữ liệu số hóa cơ bản sẽ bao gồm các file ảnh và các file chứa các trường thôn tin đã nhập liệu.

3.6. Bước 6: Kiểm tra dữ liệu sau khi nhập liệu

Cũng giống như ở bước 3, quá trình này cần được kiểm tra 2 lần:

Tiêu chí kiểm tra: Kiểm tra nội dung các trường nhập liệu đối chiếu với tài liệu gốc đã được quét ở bước 3. Nếu sai thì sửa lại và phần mềm có lưu vết các thông tin đã sửa.

3.7. Bước 7: Hoàn thiện cơ sở dữ liệu sau khi nhập liệu

Thực hiện hết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của khách hàng như: Máy chủ, thiết bị lưu trữ,… Tích hợp với các cơ sở dữ liệu khác hoặc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng nghiệp vụ khác của khách hàng nếu có yêu cầu.

Việc số hóa tài liệu cần được tuân thủ đủ 7 bước để đảm bảo đúng chất lượng

IV. Các yêu cầu cần đạt được sau khi quy trình số hóa tài liệu hoàn thành

Exit mobile version