Tầm quan trọng của số hóa tài liệu trong công tác lưu trữ ở doanh nghiệp

I. Hiện trạng của việc quản lý tài liệu tại các cơ quan và doanh nghiệp

1.1. Hiện trạng

Thời đại công nghệ số 4.0 , việc xuất hiện rất nhiều phần mềm lưu trữ và quản lý các văn bản đi và đến. Song tài liệu giấy vẫn đóng vai trò quan trọng khó thay thế trong quá trình hoạt cộng của các tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp. Hiện nay, 90% thông tin quan trọng vẫn được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên giá kệ trong các kho lưu trữ.

1.2. Những mặt hạn chế của việc sử dụng và lưu trữ tài liệu giấy

• Tài liệu dễ bị hư hỏng: Do các yêu tố khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng và nấm mốc khiến tài liệu giấy bị hư hỏng theo thời gian.
• Chi phí bảo quản lớn: Để lưu trữ khối lượng lớn tài liệu, cần được đầu tư rất nhiều chi phí để duy trì như kho bãi, vật tư lưu trữ (cặp, bìa, hộp, giá kệ…) Ngoài ra, tùy theo số lượng tài liệu để bố trí nhân sự quản lý hợp lý.
• Dữ liệu bị mất: Theo một thống kệ, có đến 47% dữ liệu bị mất mát và không thể khôi phục lại liên quan tới việc lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng tài liệu không đúng cách.
• Tốn thời gian: Rõ ràng là việc lưu trữ tài liệu giấy cần sự sắp xếp khoa học, song không phải cơ quan và doanh nghiệp nào cũng làm được điều này. Để trích xuất và tra cứu thông tin trên tài liệu, một nhân viên mất thời gian trung bình khoảng 18 phút để tìm kiếm 1 tài liệu.
• Giao dịch có thể thất bại: 70% giao dịch có thể thất bại nếu thông tin được lưu bằng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc.
• Tốn chi phí tiêu hủy: Với các tài liệu giấy đã hết thời hạn lưu trữ cần được loại bỏ để đảm bảo tính bảo mật. Việc này sẽ tiêu tốn rất nhiều chi phí để mua sắm máy hủy tài liệu chuyên dụng, hoặc thuê các công ty hủy tài liệu chuyên nghiệp.

II. Giải quyết bài toán lưu trữ hồ sơ bằng phương pháp chuyển đổi số hay cụ thể là số hóa tài liệu

2.1. Giới thiệu chung về giải pháp số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là một hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Thông thường các dữ liệu được hình thành dưới dạng chữ, hình ảnh, âm thanh…sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số.

2.2. Các thành phần của số hóa tài liệu bao gồm:

2.2.1. Thiết bị số hóa

Để thực hiện thành công một dự án số hóa tài liệu thì thiết bị số hóa là một trong 3 thành phần đóng vai trò then chốt.

• Thiết bị máy quét chuyên dụng từ các thương hiệu lớn như: Plustek, Kodak, Rowe, LMI, Fujitsu, Canon, HP, Book2net, Qidenus.
• Thiết bị hạ tầng CNTT: Bao gồm máy chủ, hệ thống lưu trữ chuyên dụng, hệ thống mạng và bảo mật…

2.2.2. Phần mềm số hóa tài liệu

Thông thường để thực hiện việc số hóa tài liệu, cần một hệ thống phần mềm quản lý tài liệu thông minh. Phần mềm đó có các chứ năng và nhiệm vụ như sau:

• Hỗ trợ con người nhập liệu và thực hiện các bước quy trình số hóa tài liệu nhanh và hiệu quả, giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí nhân sự.
• Hệ thống quản trị hồ sơ, tài liệu đã được số hóa. Phần mềm có chức năng thu nhận, lưu trữ, quản lý và khai thác sử dụng các loại hồ sơ, tài liệu bao gồm các định dạng như: Văn bản tài liệu (text, word, excel, PDF…) video, hình ảnh, audio, hình ảnh 3D, báo cáo thống kê, tích hợp các ứng dụng nghiệp vụ khác…

2.2.3. Nhà cung cấp dịch vụ số hóa

Rõ ràng việc chuyển đổi số trong công tác lưu trữ hay còn gọi là số hóa tài liệu là một công việc không hề dễ dàng. Nó cần các nhà quản lý và nhân sự có chuyên môn để thực hiện đúng yêu cầu, đáp ứng mục đích sử dụng sau khi hoàn thành. Việc mỗi cơ quan và doanh nghiệp tự nghiên cứu để thực hiện số hóa không phải không thể nhưng sẽ tốn rất nhiều thời gian để đào tạo cũng như chi phí lớn để mua sắm trang thiết bị số hóa.

Thay vì mất nhiều thời gian và kinh phí để thực hiện, cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp có thể tìm và thuê nhà cung cấp dịch vụ số hóa uy tín vì những lý do như sau:

• Đa số nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu đều có đầy đủ trang thiết bị, hạ tàng công nghệ thông tin phục vụ số hóa.
• Dịch vụ của họ có thể thực hiện tại địa điểm của khách hàng hoặc ngay tại công ty họ.
• Họ có đội ngũ nhân sự và quản lý được đào tạo bài bản, có thể thực hiện nhiều khâu phức tạp và tốn thời gian trong quá trình số hóa như dịch vụ nhập liệu (Data entry) và chuyển đổi dữ liệu (Data conversion, dịch vụ BPO

III. 5 lợi ích to lớn mà giải pháp số hóa tài liệu mang lại

• Giảm thiểu diện tích, không gian để lưu trữ tài liệu so với phương pháp lưu trữ tài liệu giấy truyền thống.
• Tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu định kì hàng năm mà tài liệu giấy mang lại như: Mua sắm vật tư lưu trữ, chi phí bảo quản….
• Giúp việc bảo quản, duy trì thông tin và dự liệu được lâu hơn tránh được triệt để trong vấn đề mất mát hay thất lạc thông tin như khi lưu trên tài liệu giấy.
• Phục vụ quá trình trích xuất, tìm kiếm hay chia sẻ thông tin ở bất kì đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.
• Giúp nâng cao hiệu quả công việc và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

IV. Năng lực của Đức Thịnh Phát Jsc trong cung cấp giải pháp số hóa tài liệu

Mặc dù chỉ là doanh nghiệp có số năm thành lập không cao, song với nỗ lực đem chuyển đổi số áp dụng vào công tác lưu trữ. Đức Thịnh Phát Jsc đang từng bước chuyển mình để trở thành nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu uy tín tại Việt Nam.

5 năm, với hơn 200 dự án số hóa đã tiến hành, chúng tôi tự tin cam kết với khách hàng và đối tác của mình bằng những thành quả mà Đức Thịnh Phát Jsc gặt hái được.

• Triển khai dịch vụ số hóa theo tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013
• Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quản lý ISO 9001:2015
• Là nhà phân phối độc quyền và chính thức hệ thống trang thiết bị phục vụ số hóa tài liệu đáp ứng mọi thể loại, kích cỡ và hình thức tài liệu.
• Phần mềm số hóa tài liệu riêng biệt tối ưu giúp rút ngắn thời gian dự án và giảm chi phí nhân sự quản lý.
• Có năng lực thực tiễn, kinh nghiệm triển khai xây dựng nhiều dự án số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp.