Trình tự xử lý tiêu hủy chứng từ tài liệu kế toán hết thời gian lưu trữ

Tiêu hủy chứng từ kế toán là công việc rất cần thiết để loại bỏ đi các thông tin, số liệu trên các tài liệu không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn. Ngoài mục đích bảo mật thông tin, hủy chứng từ là cách để mỗi cơ quan, doanh nghiệp giải phóng diện tích văn phòng hoặc kho lưu trữ. 

Hiện nay, nhu cầu hủy chứng từ kế toán là rất nhiều, song có nhiều người vẫn còn đắn đo. Vì khá mơ hồ về trình tự xử lý chứng từ kế toán, hoặc chưa biết xác định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán để lên danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy. Và hơn nữa chưa có kinh nghiệm tiêu hủy hồ sơ kế toán sao cho hiệu quả. 

Trong bài viết này, ducthinhphat.com sẽ chia sẻ các vấn đề trên một cách chi tiết, dễ hiểu. Để từ đó, bạn có thể thực hiện tốt công tác tiêu hủy tài liệu kế toán cho doanh nghiệp mình. 

1. Trả lời một số thắc mắc liên quan tới việc tiêu hủy tài liệu kế toán

Gần đây, Đức Thịnh Phát nhận được một số câu hỏi của bạn đọc về công tác hủy tài liệu nói chung và hủy chứng từ kế toán nói riêng. Chúng tôi xin tổng hợp như sau: 

1.1. Ai là người quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán cho doanh nghiệp? 

Căn cứ theo Điều 16 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định một số điều của Luật Kế toán. Thì chứng từ kế toán tiêu hủy phải là các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định. Và nếu các tài liệu đó không có chỉ định nào khác của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiến hành tiêu hủy. 

Người có quyền đưa ra quyết định tiêu hủy phải là người đại diện pháp luật của đơn vị kế toán (là người đứng đầu của cơ quan, doanh nghiệp sở hữu chứng từ kế toán đó). 

1.2. Việc hủy tài liệu có cần xin phép của cơ quan nào không? 

Có lẽ đây là câu hỏi mà chúng tôi nhận được nhiều nhất của các “chị em” kế toán khi muốn tiến hành hủy chứng từ cho cơ quan, doanh nghiệp mình. 

Nếu là doanh nghiệp tư nhân, FDI thì chỉ cần người đứng đầu doanh nghiệp (người đại diện pháp luật cho doanh nghiệp) ra quyết định tiêu hủy thì bạn mới được phép hủy. 

Tất nhiên là những hồ sơ, chứng từ kế toán đó phải là các loại tài liệu đã hết thời gian lưu trữ, hoặc chúng không nằm trong diện có thông báo phải giữ lại để thanh tra, kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền như thuế… Và đặc biệt hơn là các hồ sơ chứng từ cần hủy không liên quan tới vụ án hình sự bắt buộc phải giữ lại điều tra. 

Đối với doanh nghiệp có vốn Nhà nước, cơ quan, bộ ngành nào đó. Thì bắt buộc bạn phải làm tờ trình gửi cơ quan có thẩm quyền để thẩm định những tài liệu muốn hủy. Sau khi cấp trên thẩm định, sẽ ban hành văn bản cho phép tiêu hủy thì người đứng đầu doanh nghiệp, đơn vị mới được phép ra quyết định tiêu hủy chứng từ kế toán. 

Trước đây ducthinnhphat.com đã nói về thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn tại bài viết 9 bước trong quy trình và thủ tục hủy tài liệu hết giá trị tại cơ quan,

1.3. Quy định nào cho việc hủy tài liệu với các doanh nghiệp FDI?

Hiện tại, việc tiêu hủy tài liệu vẫn chưa có quy định nào cụ thể dành riêng cho các doanh nghiệp FDI (Foreign Direct Investment có nghĩa là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài). 

Song chúng ta cần phải hiểu rằng, nếu doanh nghiệp FDI đó đăng ký hoạt động hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam, thì vẫn cần áp dụng các Quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán theo Luật Kế toán, Luật Văn thư – Lưu trữ.

2. Thủ tục và các mẫu biên bản tiêu hủy chứng từ kế toán

Với nhiều năm kinh nghiệm tiêu hủy chứng từ, tài liệu của Đức Thịnh Phát. Và thông qua quá trình tìm hiểu các quy định, tham khảo kế hoạch hủy chứng từ của các cơ quan và doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam. Trình tự lên kế hoạch xử lý tiêu hủy tài liệu kế toán, mẫu biên bản tiêu hủy chứng từ kế toán về cơ bản có những bước như sau: 

2.1. Lên danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy 

Lập danh mục chứng từ kế toán cần hủy chính là bước xác định giá trị tài liệu. Những tài liệu nào thuộc phông (khối) đã hết thời gian lưu trữ bạn cần liệt kê cho vào trong danh mục và cần ghi rõ nội dung loại tài liệu, thời hạn lưu trữ của mỗi loại. Việc lên danh mục cần đi kèm với bản thuyết minh kế toán về những tài liệu chuẩn bị tiêu hủy.

Đây là khâu đầu tiên song đóng vai trò quan trọng trong cả quá trình. Bởi nó quyết định sự “sống còn” của hồ sơ chứng từ kế toán. Loại chứng từ nào cần loại bỏ, chứng từ nào cần giữ lại lưu trữ được quyết định gần như 80% trong bước này.

2.2. Thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời gian lưu trữ

Sau khi lên danh mục tài liệu hết giá trị “sơ bộ”, người đứng đầu đơn vị kế toán cần phải ra quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy. Thành phần của Hội đồng về cơ bản bao gồm: 

• Người đứng đầu đơn vị kế toán hoặc cấp phó của người đứng đầu đơn vị kế toán: Chủ tịch hội đồng
• Kế toán trưởng đơn vị kế toán: Phó chủ tịch hội đồng.
• Đại diện lãnh đạo các phòng ban có chứng từ kế toán đưa ra để xét hủy: Uỷ viên
• Đại diện của bộ phận làm công tác lưu trữ hồ sơ, chứng từ: Uỷ viên kiêm thư ký hội đồng. 

Mục đích của việc thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán là để tiến hành kiểm kê, phân loại, đánh giá một cách khách quan. Nhằm tránh hủy nhầm đi các chứng từ còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn sau này. Các thành viên của hội đồng cần cho ý kiến biểu quyết vào biên bản cuộc họp.

2.3. Tiến hành tiêu hủy chứng từ kế toán 

Quá trình hủy tài liệu kế toán phải tiến hành lập các biên bản bắt buộc như: Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị, Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Có chữ ký người đại diện của đơn vị sở hữu tài liệu hủy và đơn vị thực hiện tiêu hủy tài liệu. 

Việc tiêu hủy phải đảm bảo các thông tin, số liệu trên các chứng từ kế toán được hủy hết 100%, không thể thất thoát ra bên ngoài, hoặc khôi phục lại dưới bất cứ hình thức nào.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục hủy hóa đơn giấy cho người làm kế toán

3. Cách tiêu hủy tài liệu kế toán hiệu quả nhất hiện nay? 

Có rất nhiều phương thức xử lý chứng từ kế toán, tùy theo số lượng chứng từ cần hủy nhiều hay ít, ngân sách chi ra cho việc tiêu hủy là bao nhiêu để bạn chọn phương pháp nào phù hợp nhất. Làm sao để mục đích cuối cùng là tài liệu sau khi tiêu hủy thì các thông tin, số liệu được xử lý triệt để. 

Với số lượng chứng từ cần hủy ít và thường xuyên, doanh nghiệp bạn nên mua sắm thiết bị máy hủy giấy văn phòng. Máy hủy giấy áp dụng với số lượng tài liệu hủy không nhiều và thường xuyên, vì công suất tiêu hủy không cao. Bạn cần nghiên cứu nhu cầu cũng như công suất, giá thành của từng loại máy để có lựa chọn hợp lý. 

Nhược điểm lớn nhất của máy hủy tài liệu văn phòng là không thể hoạt động liên tục trong thời gian dài, dễ bị hư hỏng, giá thành cao. Hơn nữa, bạn cần một không gian riêng tư đủ lớn để bố trí đặt máy vì nó khá ồn ào và bụi bặm khi hủy. 

Với số lượng chứng từ kế toán cần hủy nhiều, cách tốt nhất là nên thuê các nhà cung cấp dịch vụ hủy giấy chuyên nghiệp. Họ sẽ đem đến cho bạn dịch vụ tiêu hủy trọn gói trong thời gian ngắn với chi phí tiết kiệm nhất. Tại đó, doanh nghiệp bạn được cung cấp các biên bản, giấy xác nhận liên quan tới việc tiêu hủy. 

Trên đây là các thông tin, kinh nghiệm mà chúng tôi đúc rút qua nhiều năm cung cấp dịch vụ hủy hồ sơ. Sau bài viết này, chúc bạn sẽ có thể tự mình lên được kế hoạch hoàn hảo nhất để hoàn thành tiêu hủy chứng từ kế toán đúng quy định, đồng thời tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp mình.

Nếu bạn đang có nhu cầu hủy tài liệu, bạn có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm hỗ trợ tư vấn cho bạn.