Hủy tài liệu hết giá trị

I. Tổng quan về công tác hủy tài liệu hết giá trị

Hủy tài liệu hết giá trị là công việc mà một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp tiến hành việc bỏ đi các công cụ lưu trữ thông tin đã hết thời hạn lưu trữ hoặc đã không còn giá trị phục vụ quá trình hoạt động của mình.

Tài liệu hết giá trị cũng bao gồm rất nhiều loại như: Đĩa CD, USB, ổ cứng máy tính, hay là các tài liệu được lưu trữ dưới  dạng điện tử như Word, Excel, Pdf, các đoạn mã hóa …. Việc hủy tài liệu hiện nay đa phần là tài liệu giấy bởi trên thực tế giấy chiếm 80% công cụ để lưu trữ thông tin trong hoạt động công tác hành chính văn phòng của mỗi cơ quan, doanh nghiệp.

Việc hủy tài liệu giấy hết giá trị từ lâu đã được các cơ quan hành chính quy định bằng các thông tư, hay Luật Lưu trữ rõ ràng. Nhưng hiện nay vẫn còn rất nhiều cơ quan doanh nghiệp vẫn thực hiện chưa đúng cách, chưa đúng quy định dẫn đến không đạt hiệu quả như mong muốn mà lại tốn rất nhiều kinh phí.

II. Ý nghĩa của việc hủy tài liệu

Hiện nay khi lượng tài liệu giấy sinh ra ngày càng nhiều, dẫn đến công tác lưu trữ bảo quản chúng để phục vụ quá trình khai thác thông tin đang gặp rất nhiều vấn đề thách thức. Việc cơ quan, doanh nghiệp tiến hành tiêu hủy đi các tài liệu không còn có giá trị thực tiến là nên làm và cần được làm thường xuyên bởi nhiều yếu tố như sau:

• Giảm gánh nặng cho Công tác Văn thư Lưu trữ để quản lý, bảo quản chúng.
• Giải phóng kho lưu trữ, tiết kiệm được diện tích văn phòng và chi phí nhân vật lực cho việc quản lý và bảo quản.
• Tạo môi trường thông thoáng cho văn phòng làm việc
• Hủy tài liệu đúng cách giúp bảo mật thông tin thông tin tuyệt đối tránh bị kẻ xấu lợi dụng để khai thác thông tin.

III. Hủy tài liệu sao cho đúng cách

Đối với từng loại tài liệu khác nhau thì phương thức để tiêu hủy chúng cũng khác nhau. Nhưng mục đích cuối cùng vẫn là để loại bỏ được các thông tin, dữ liệu trên chúng làm sao cho triệt để.

Hiện nay, do tầm quan trọng của việc hủy tài liệu nên rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác tiêu hủy. Nhưng với khối lượng tài liệu hủy lớn, cần có những nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu uy tín, chuyên nghiệp để xử lý chúng và Đức Thịnh Phát Jsc là một trong những nhà cung cấp như vậy.

Nếu bạn đang muốn tiến hành hủy tài liệu hết giá trị cho chính cơ quan, doanh nghiệp mình. Mà đang loay hoay với các giải pháp hủy sao cho hợp lý, đang phân vân về quy trình, thủ tục sao cho đúng quy định thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn. Hoặc cũng có thể tham khảo thông tin về loạt bài viết dưới đây.