Thủ tục tiêu hủy hàng hóa hết hạn, hư hỏng đúng quy định

Trong quá trình hoạt động kinh doanh thương mại và sản xuất, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng thuận lợi bán hết được hàng hóa của mình. Nếu gặp phải trường hợp hàng hóa bị tồn kho trong khoảng thời gian dài, dẫn đến việc hàng hóa bị hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do quá trình sinh hóa. Ngoài việc tiến hành bán thanh lý (nếu được) thì doanh nghiệp cần phải tiêu hủy. Vậy quy trình, thủ tục và mẫu biên bản tiêu hủy hàng hóa hết hạn, hư hỏng như thế nào mới đúng quy định? Trong bài viết này ducthinhphat.com sẽ hướng dẫn đầy đủ nhất để bạn áp dụng cho doanh nghiệp của mình. 

I. Lập hồ sơ hàng hóa hết hạn hoặc bị hư hỏng để được khấu trừ thuế TNDN, GTGT 

Căn cứ tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 có nêu: 

“b, Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.” 

Như vậy, để được khấu trừ thuế TNDN, thuế GTGT theo quy định, thì doanh nghiệp cần lập hồ sơ về loại hàng hóa đã hết hạn hoặc bị hư hỏng để giải trình với cơ quan thuế. Thành phần hồ sơ bao gồm:  

• Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng: Nội dung biên bản này phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng, chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận của người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật. 
• Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).
• Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

Lưu ý: Tất cả hồ sơ chứng minh hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng. Doanh nghiệp không cần phải nộp cho cơ quan thuế trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế theo như quy định trước đó (Tiết c, khoản 2.1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC) mà chỉ cần lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp để sau này giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu (theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015)

II. Thủ tục, biên bản tiêu hủy hàng hóa hết hạn hoặc hư hỏng

Số hàng hóa đã hết hạn sử dụng hoặc bị hư hỏng, nếu doanh nghiệp có thể thanh lý được thì cần lập hồ sơ liên quan tới việc thanh lý số hàng hóa trên. Trường hợp cần phải tiêu hủy, thì doanh nghiệp cần hoàn thiện đầy đủ các loại Biên bản tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng. Nhằm mục đích ghi nhận các thông tin chi tiết hàng hóa cũng như các thông tin về quá trình tiến hành tiêu hủy. Thành phần hồ sơ tiêu hủy hàng hóa hết hạn, hư hỏng bao gồm: 

2.1. Biên bản kiểm kê hàng hóa hết hạn sử dụng

Việc kiểm kê hàng hóa hết hạn phải đảm bảo tính chính xác, tránh việc đưa các loại hàng hóa vẫn còn giá trị sử dụng gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Quá trình kiểm kê phải được tiến hành lập biên bản chứa thông tin liên quan tới số hàng hóa đã hết hạn sử dụng như chủng loại, số lượng, ngày nhập hàng, ngày hết hạn… có đầy đủ chữ ký của những bộ phận liên quan. Biên bản này là căn cứ để trình hội đồng tiêu hủy và xin quyết định tiêu hủy của người đứng đầu doanh nghiệp.

Tải mẫu Biên bản kiểm tra hàng hóa hết hạn: Tại đây

2.2. Giấy đề nghị hủy hàng tồn kho đã hết hạn sử dụng

Từ biên bản kiểm kê hàng hóa hết hạn trước đó, người phụ trách phải gửi giấy đề nghị được phép tiêu hủy tới người đứng đầu doanh nghiệp. Việc tiêu hủy hàng hóa hết hạn chỉ được phép tiến hành khi lãnh đạo doanh nghiệp ban hành Quyết định cho phép tiêu hủy.

Tải mẫu giấy đề nghị hủy hàng hóa hết hạn sử dụng: Tại đây

2.3. Quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng

Cũng giống như tiêu hủy tài liệu hết giá trị, việc hủy hàng hóa hết hạn cũng cần phải thành lập hội đồng tiêu hủy. Mục đích của việc lập hội đồng là để xem xét một cách kỹ lưỡng, cẩn thận các danh mục hàng hóa được đề nghị tiêu hủy. Thành phần hội đồng thường bao gồm lãnh đạo của các phòng ban liên quan tới số hàng hóa hết hạn.

2.4. Quyết định tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng

Thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy hàng hóa hết hạn phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Quyết định được đưa ra sau quá trình họp hội đồng và có sự nhất trí, tán thành ý kiến của lãnh đạo các phòng ban liên quan.

Tải mẫu Quyết định tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng: Tại đây

2.5. Biên bản về việc tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng

Tải Mẫu biên bản về tiêu tiêu hủy hàng hóa hết hạn: Tại đây

Việc tiêu hủy hàng hóa phải đảm bảo hủy hết và triệt để số hàng hóa có trong biên bản kiểm kê. Sau khi hủy phải kiểm tra đối chiếu lại cẩn thận, tránh việc hủy sót khiến số hàng hóa có thể bị kẻ xấu tuần ra thị trường. Gây ảnh hưởng tới người tiêu dùng cũng như uy tín của doanh nghiệp. Biên bản về việc tiêu hủy hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng được xem là bằng chứng chứng minh việc doanh nghiệp đã hoàn thành quá trình tiêu hủy đúng quy định. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người chứng kiến giám sát, lãnh đạo doanh nghiệp và của bên tiêu hủy (nếu có).

Xem thêm:

• Trình tự xử lý tiêu hủy chứng từ tài liệu kế toán hết thời gian lưu trữ
• Quy trình hủy hồ sơ bệnh án hết thời hạn lưu trữ