Quy trình hủy hồ sơ bệnh án hết giá trị mới nhất của Bộ Y tế

Hồ sơ bệnh án là loại tài liệu quan trọng, đặc thù và phổ biến trong quá trình hoạt động của các cơ sở y tế. Việc tiến hành tiêu hủy các loại hồ sơ bệnh án đã hết thời hạn lưu trữ (hết giá trị) mặc dù không diễn ra thường xuyên, song là việc làm cần thiết và cần tuân thủ theo quy định. Với kinh nghiệm đã từng cung cấp dịch vụ tiêu hủy hồ sơ bệnh án hết thời hạn lưu trữ cho nhiều bệnh viện lớn như Bệnh Viện Bạch Mai, Bệnh viện Tai Mũi Họng TW, Bệnh viện Nhi TW, Bệnh Viện E, Bệnh Viện Bưu Điện … Đức Thịnh Phát cho ra bài viết đầy đủ nhất về quy trình hủy hồ sơ bệnh án đúng quy định mà Bộ Y tế ban hành.

Nếu bạn là người đang làm công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án, hoặc đang lên kế hoạch hủy hồ sơ bệnh án hết giá trị, có thể tìm hiểu chi tiết hơn từ những tài liệu tham chiếu sau: 

• Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
• Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư – lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
• Quyết định 4505/QĐ-BYT ngày 08/11/2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành “ Quy chế công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc”.
• Luật Khám bệnh, chữa bệnh Số 40/2009/QH12.
• Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017.

I. Khi nào thì được phép tiêu hủy hồ sơ bệnh án ?

Hồ sơ bệnh án (HSBA) là tư liệu phục vụ cho quá trình chẩn đoán bệnh chính xác, đồng thời là công cụ để theo dõi về hành chính và làm chứng cứ pháp lý khi cần. Việc tiêu hủy HSBA chỉ được phép thực hiện khi chúng bị loại ra sau khi quá trình chỉnh lý tài liệu hoàn tất hoặc các HSBA đã hết thời hạn lưu trữ. 

Thời hạn lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Y tế bạn có thể tham khảo tại Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017. Thời hạn lưu trữ của riêng hồ sơ bệnh án được quy định tại Khoản 3 điều 59 của Luật Khám chữa bệnh như sau:  

• Đối với hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú lưu trữ ít nhất 10 năm.
• Đối với hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt lưu trữ ít nhất 15 năm.
• Đối với hồ sơ giám định pháp y tâm thần, thời gian lưu trữ ít nhất 30 năm kể từ ngày kết thúc việc giám định.  
• Đối với hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong lưu trữ ít nhất 20 năm.

Xem thêm: Dịch vụ tiêu hủy hồ sơ bệnh án nhanh chóng và bảo mật

II. Mục đích của việc tiêu hủy hồ sơ bệnh án hết giá trị

Việc xử lý tiêu hủy các HSBA hết giá trị giúp giải phóng diện tích cho kho lưu trữ, nhằm làm giảm gánh nặng cho những người làm công tác quản lý và lưu trữ bảo quản hồ sơ bệnh án. Ngoài ra việc tiêu hủy các hồ sơ hết giá trị sẽ tiết kiệm ngân sách Nhà nước dành cho các chi phí liên quan tới nhân lực và trang thiết bị lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu.

Hủy hồ sơ bệnh án đã hết thời hạn lưu trữ là việc làm cần thiết, tạo điều kiện tốt hơn để bảo quản các loại hồ sơ khác còn có giá trị

III. Nguyên tắc hủy hồ sơ bệnh án hết giá trị 

• Việc tiêu hủy HSBA hết giá trị phải đảm bảo đúng thủ tục và quy trình theo quy định.
• Hồ sơ bệnh án hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên thẩm định trước khi người có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy.
• Khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xét hủy HSBA hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ bệnh án cần giữ lại.
• Khi tiêu hủy phải đảm bảo tiêu hủy hết thông tin ghi trên tài liệu.

IV. Các bước trong quy trình tiêu hủy hồ sơ bệnh án hết giá trị 

• Bước 1: Lựa chọn và lập danh mục hồ sơ bệnh án hết giá trị. Danh mục HSBA hết giá trị là bản thống kê các đơn vị tài liệu hết giá trị được loại ra để hủy. Danh mục này được thống kê, hình thành trong các trường hợp sau: Sau khi tổ chức thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu hoàn thành, số tài liệu loại ra được xác định Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị thẩm định có ý kiến để hủy ( tài liệu bị bao hàm, trùng thừa, tài liệu không đủ thể thức). Hồ sơ bệnh án đã hết thời hạn bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức được xác định Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị thẩm định, có ý kiến để được hủy. Tham khảo mẫu danh mục hồ sơ bệnh án hết giá trị tại đây: https://drive.google.com/file/d/1SIA7L8Sg538tQ1YHZm0bWv2B9mHEtydQ/view?usp=sharing 
• Bước 2: Trình lãnh đạo, cơ quan đơn vị về việc tiêu hủy hồ sơ bệnh án hết giá trị. 
• Bước 3: Xây dựng bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. Tham khảo mẫu bản thuyết mình hồ sơ bệnh án hết giá trị tại đây: https://drive.google.com/file/d/1x2jp6jdFpHkPxUUB9sn9YkO9I8OKcC1R/view?usp=sharing 
• Bước 4: Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: Người đứng đầu cơ quan, đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng. Đại diện lãnh đạo cơ quan, đơn vị có tài liệu đưa ra xét hủy làm Ủy viên. Đại diện lưu trữ cơ quan, đơn vị làm Ủy viên. Tham khảo mẫu quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu tại đây: https://drive.google.com/file/d/1uZzuEq9dSs4RiZvAyJbknGpwEBZ0U9BO/view?usp=sharing 
• Bước 5: Mời họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu
• Bước 6: Viết biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu
• Bước 7: Văn bản đề nghị thẩm tra, xin ý kiến của cơ quan có thẩm quyền. Tham khảo mẫu văn bản đề nghị thẩm tra hồ sơ bệnh án hết giá trị gửi Sở Y tế tại đây: https://drive.google.com/file/d/1Dw8KUEsJRO21eanP7R4I4JJiHUiUffxN/view?usp=sharing 
• Bước 8: Văn bản thẩm tra, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền
• Bước 9: Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị
• Bước 10: Biên bản bàn giao tài liệu hủy
• Bước 11: Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Trên đây là thông tin đầy đủ các bước về quy trình hủy hồ sơ bệnh án hết giá trị. Đức Thịnh Phát đã tóm tắt thành lưu đồ quy trình cũng như các mẫu biên bản liên quan tới việc hủy hồ sơ bệnh án, chi tiết bạn đọc có thể xem hoặc tải file tại đây: https://drive.google.com/file/d/1WySEK9_2g6Gg-OxPEr4W4pe-JJWwWhWZ/view?usp=sharing

Nếu bạn vẫn đang phân vân về quy trình thủ tục hoặc đang cần tìm nhà cung cấp dịch vụ để tiêu hủy Hồ sơ bệnh án hết giá trị vui lòng gọi tới hotline 0888.424.666 của đức thịnh phát để được tư vấn.

Trần Đức Thịnh

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về chuyển đổi số trong Công tác Lưu trữ tại các cơ quan và doanh nghiệp.