9 bước trong quy trình và thủ tục hủy tài liệu hết giá trị

I. Giải thích một số thuật ngữ trong công tác hủy tài liệu hết giá trị

1.1. Tài liệu hết giá trị là gì?

Căn cứ theo Điều 17 Khoản 3 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định: Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. Tài liệu có thông tin trùng lặp là những bản trùng lặp hoàn toàn thông tin do được in, được sao hoặc được chụp thành nhiều bản từ bản gốc, bản chính hoặc những bản bị trùng lặp một phần thông tin (thông tin bị bao hàm) do được tổng hợp ở văn bản khác. Tài liệu đã hết thời hạn bảo quản là những tài liệu chỉ có giá trị thực tiễn nhất thời hoặc được xác định có thời hạn bảo quản từ 05 năm đến dưới 70 năm nhưng thời hạn đó đã hết.

1.2. Xác định giá trị tài liệu là gì?

Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Xem thêm: 4 cơ sở để xác định giá trị tài liệu trong Văn thư Lưu trữ

1.3. Danh mục tài liệu hết giá trị là gì?

Danh mục tài liệu hết giá trị là bản thống kê các loại tài liệu bị trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định có ghi rõ mã hồ sơ, thời hạn bảo quản bao lâu. Tác dụng của việc lập danh mục tài liệu hết giá trị giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện. Ngoài ra, nó là cơ sở để trình người đứng đầu cơ quan xem xét việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

1.4. Thời hạn bảo quản của tài liệu là gì?

Thời hạn bảo quản của của tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Thời hạn bảo quản được xác định trên cơ sở mục đích hình thành và giá trị sử dụng của hồ sơ, tài liệu. Theo quy định hiện hành, thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu được chia làm 2 mức là bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Còn đối với tài liệu có thời hạn bảo quản là những hồ sơ tài liệu phản ánh được các công việc cụ thể, có giá trị sử dụng trong khoảng thời gian nhất định từ 05 năm đến dưới 70 năm.

Do nội dung trong bài viết này quá dài, nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu các quy định về thời hạn bảo quản của tài liệu, hoặc thời hạn bảo quản chính xác của từng nhóm hồ sơ, tài liệu thì có thể xem tại bài viết sau:  Những quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu

II. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, đơn vị

Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị ở mỗi cơ quan, bộ ngành đều có những quy định riêng, cụ thể như sau:

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
• Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
• Đối với các Bộ, Cơ quan ngang Bộ (được gọi chung là Bộ – là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực được giao trong phạm vi cả nước) thì Bộ Trưởng là người quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản của các cơ quan trong Bộ đó, sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
• Tổng cục trưởng và Thủ trưởng các đơn vị tương đương quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản của đơn vị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
• Cục trưởng các Cục trực thuộc Tổng cục và Thủ trưởng các đơn vị tương đương ở cấp tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản của đơn vị mình, sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ tỉnh, thành phố.
• Chi cục trưởng các Chi cục và Thủ trưởng các đơn vị tương đương ở cấp huyện quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của đơn vị mình, sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ tỉnh, thành phố.
• Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của đơn vị mình, sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản thẩm định của cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cùng cấp. Đối với các đơn vị sự nghiệp có trụ sở tại Hà Nội thì cơ quan thẩm định là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Trụ sở đóng tại các địa phương thì cơ quan thẩm định là Sở Nội vụ tỉnh, thành phố.
• Thủ trưởng các doanh nghiệp trực thuộc Bộ quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản của doanh nghiệp mình, sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Bộ.

III. Quy trình, thủ tục tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị

3.1. Bước 1: Lập kế hoạch thực hiện

3.2. Bước 2: Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

– Lập danh mục tài liệu hết giá trị:

Cán bộ làm công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan lên danh mục hồ sơ (dự kiến) đã hết thời hạn bảo quản (bao gồm tài liệu bảo quản trong kho Lưu trữ cơ quan, tài liệu do cán bộ, công chức, viên chức, người được giao nhiệm vụ quản lý). Sau đó tiến hành thống kê, hệ thống hóa theo thứ tự nhóm hồ sơ, tài liệu theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thành Danh mục tài liệu hết giá trị.

Hướng dẫn cách ghi thông tin các cột trong mẫu danh mục tài liệu hết giá trị ở trên:

• (1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu. Số thứ tự phải được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu.
• (2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài liệu trong từng bó (cặp).
• (3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung của tài liệu bên trong.
• (4): Ghi lý do hủy tài liệu như: Hết thời hạn bảo quản, bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm), trùng, tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi, bản nháp, tư liệu tham khảo, bản chụp…. Đối với các hồ sơ hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng thừa với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại:
• (5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.

– Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị:

Phải tóm tắt tình hình, thành phần và nội dung chủ yếu khối tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy bao gồm:

• Sự hình thành: Tài liệu được loại ra trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ.
• Số lượng: Tổng số tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là bao nhiêu mét, hồ sơ tài liệu giữ lại bảo quản là bao nhiêu mét, số lượng tài liệu loại ra là bao nhiêu mét (bó, gói). Tỉ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là bao nhiêu %.
• Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị.
• Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm những tài liệu gì? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do hủy?…
• Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Vấn đề gì? Lý do hủy?…
• Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài liệu gì?
• Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì?

3.3. Bước 3: Trình người đứng đầu cơ quan, đơn vị hồ sơ xét hủy tài liệu

Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ trình Thủ trưởng cơ quan hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:

• Soạn thảo tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
• Danh mục tài liệu hết giá trị (theo mẫu và cách viết ở bước 2)
• Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (theo mẫu và cách viết ở bước 2)
• Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại.
• Dự thảo quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

3.4. Bước 4: Thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu (theo mẫu dưới đây)

– Thành phần Hội đồng bao gồm:

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan tổ chức: Chủ tịch.
• Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng tổ chức – Hành chính cơ quan, đơn vị, Trưởng phòng Nội vụ thuộc UBND cấp huyện: Phó chủ tịch.
• Đại diện lãnh đạo phòng ban, đơn vị có tài liệu đưa ra để xét hủy: Ủy viên
• Công chức (Viên chức) làm công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức (gọi chung là lưu trữ cơ quan): Ủy viên kiêm thư ký.

– Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

• Từng thành viên của Hội đồng nghiên cứu danh mục tài liệu hết giá trị và xem xét, đối chiếu, kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần thiết) để xác định những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc đã hết giá trị để tiêu hủy.
• Lưu ý: Việc xác định giá trị tài liệu là bước quyết định sự “sống còn” của tài liệu nên cần được nghiêm túc nghiên cứu kỹ lưỡng. Tránh việc xác định qua loa khiến cho việc hủy mất các tài liệu còn có giá trị thực tiễn trong việc khai thác thông tin sau này.
• Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đại đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy hoặc giữ lại. Các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp. Nội dung cuộc họp được lập thành Biên bản Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (theo mẫu dưới đây) có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng. Biên bản được lập thành 02 bản, 01 bản lưu lại Hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan và 01 bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

3.5. Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm định tài liệu hủy

Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và trình người đứng đầu cơ quan tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm định tài liệu hủy theo quy định. Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm:

• Công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị (theo mẫu dưới đây).
• Danh mục tài liệu hết giá trị.
• Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
• Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu.

3.6. Bước 6: Thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi hủy

– Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị ( bạn có thể tham khảo thêm thông tin tại mục II của bài viết này)

• Đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc UBND Thành phố và cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố: Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm giúp Sở Nội vụ thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị theo đề nghị của Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố.
• Đối với các cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Người đứng đầu cơ quan đề nghị Văn phòng hoặc Phòng hành chính tổng hợp của cơ quan cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
• Đối với UBND các xã, phường, Thị trấn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND quận, huyện, thị xã: Phòng Nội vụ UBND quận, huyện, thị xã chịu trách nhiệm giúp UBND quận, huyện, thị xã thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị theo đề nghị của UBND cấp xã và các đơn vị sự nghiệp.

– Trình tự, thủ tục thẩm định tài liệu hết giá trị

• Các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu hủy phải lập hồ sơ (thành phần hồ sơ nêu tại bước 5) gửi về cơ quan quản lý Nhà nước về Lưu trữ có thẩm quyền để thẩm định theo quy định.
• Nội dung thẩm định tài liệu hết giá trị: Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ tiến hành thẩm định về thủ tục xét hủy và thành phần, nội dung tài liệu hết giá trị. Kiểm tra, đối chiếu với thực tế tài liệu, lập Biên bản thẩm định, trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm định.
• Thời hạn thẩm định tài liệu hết giá trị: Không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị thẩm định hợp lệ,

3.7. Bước 7: Hoàn thiện hồ sơ, trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định hủy tài liệu hết giá trị

Sau khi có ý kiến bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền, Phòng hoặc Bộ phận lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Hồ sơ bao gồm:

• Danh mục tài liệu hết giá trị (đã được chỉnh sửa sau khi họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu ),
• Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
• Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
• Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu
• Văn bản thẩm định (trả lời) của cơ quan có thẩm quyền
• Dự thảo Quyết định hủy tài liệu hết giá trị

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu dưới đây)

3.8. Bước 8: Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị

Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có Quyết định của Người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu không thể phục hồi được được, các bước hủy được thực hiện như sau:

• Đóng gói tài liệu hết giá trị
• Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa công chức, viên chức quản lý kho lưu trữ và người được giao nhiệm vụ thực hiện hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu bên dưới).

• Vận chuyển tài liệu tới nơi tiêu hủy
• Việc tiêu hủy thực hiện tại cơ quan bằng máy hủy giấy văn phòng.
• Trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị có tài liệu cần hủy không có đủ khả năng hay trang thiết bị phục vụ việc tự tiến hành hủy tài liệu. Thì phải thuê đơn vị thực hiện dịch vụ hủy tài liệu làm thay bước này.
•  Trường hợp khi hủy tài liệu tại nhà máy của đơn vị được thuê, phải có sự giám sát của cán bộ lưu trữ. hoặc yêu cầu đơn vị thực hiện dịch vụ hủy giấy cung cấp các video, hình ảnh quá trình hủy tài liệu để làm tư liệu trình người đứng đầu cơ quan.
• Lập Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu dưới đây)

Nếu bạn hoặc cơ quan của bạn đang cần nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu đáng tin cậy thì có thể tham khảo tại đây: Công ty dịch vụ hủy tài liệu | Đáng tin cậy #1 tại Hn & Hcm

3.9. Bước 9: Lập hồ sơ và lưu hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị

Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan lập và lưu hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:

• Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
• Danh mục tài liệu hết giá trị và tài liệu giữ lại.
• Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
• Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
• Biên bản Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
• Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan có tài liệu hết giá trị.
• Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền.
• Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
• Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị.
• Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
• Các tài liệu khác có liên quan.

IV. Quy định về hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị

Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác (ví dụ như tài liệu giấy) hết giá trị. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải đảm bảo thông tin đã bị hủy, không thể khôi phục lại được.

V. Tại sao hồ sơ về việc hủy tài liệu lại phải lưu giữ vĩnh viễn hoặc ít nhất 20 năm?

Căn cứ theo Khoản 5 Điều 28 Luật Lưu trữ Số: 01/2011/QH13 quy định: Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản vĩnh viễn hoặc ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu, tại phòng Lưu trữ của cơ quan có tài liệu tiêu hủy. Việc lưu giữ hồ sơ này ít nhất là 20 năm là nhằm cung cấp chứng cứ trong trường hợp cần phải xem xét lại việc hủy tài liệu. Bởi theo quy định tại Điều 23 của Bộ Luật hình sự thì tội đặc biệt nghiêm trọng sau 20 năm sẽ không truy cứu trách nhiệm. Chính vì vậy, mốc thời gian 20 năm được lấy làm thời hạn bảo quản cho loại hồ sơ này.

Trên đây là quy trình 9 bước để bạn hoàn thiện bộ hồ sơ thủ tục hủy tài liệu hết giá trị đầy đủ và đúng quy định. Các thông tin trên được phòng sản xuất nội dung của ducthinhphat.com đúc rút, tổng hợp từ Luật Lưu trữ và các Thông tư, Nghị định liên quan tới công tác hủy tài liệu hết giá trị cho cơ quan, đơn vị. Nếu bạn vẫn đang cảm thấy phân vân và khó hiểu thì có thể tham khảo thêm bộ thủ tục hủy tài liệu hết giá trị của 1 đơn vị hành chính mà Đức Thịnh Phát Jsc đã từng thực hiện. Chi tiết xem và tải  Tại đây.

Sau khi đọc bài viết, bạn vẫn cần một “chuyên gia” để tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ hủy tài liệu của Công ty chúng tôi, hay liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin bên dưới. Đội ngũ nhân viên và quản lý của Đức Thịnh Phát luôn sẵn sàng chia sẻ cho bạn bất cứ thời điểm nào.

• CTCP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐỨC THỊNH PHÁT
• Trụ sở chính: Số nhà 45, Ngõ 116/51, Phố Miếu Đầm, P. Mễ Trì, Q. Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
• Tell: 0888 424 666
• VP Miền Nam: F1/15/4YE Đường D6, Ấp 6, Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, Tp. Hồ Chí Minh
• Tell: 0888 171 333
• Mail: contact.ducthinhphatjsc@gmail.com
• Website: https://ducthinhphat.com