Dịch vụ lưu trữ hồ sơ An toàn – Bảo mật tại Hà Nội & HCM

• Doanh nghiệp của bạn đang thiếu kho lưu trữ hồ sơ, văn phòng chật chội vì phải chứa quá nhiều hồ sơ tài liệu khiến không có đủ không gian để thoải mái làm việc.
• Bạn đang sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ, thuê kho lưu trữ hồ sơ với chi phí quá lớn,
• Kho lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp bạn ở quá xa và không đáp ứng được nhu cầu về bảo mật cũng như trang thiết bị lưu trữ, bảo quản tài liệu.
• Doanh nghiệp bạn đang gặp vấn đề về khâu quản lý hồ sơ, mất quá nhiều thời gian và công sức để truy xuất, sắp xếp tài liệu.
• Bạn đang tốn quá nhiều nhân lực để quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Tất cả vấn đề trên đều có thể giải quyết bằng cách sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ, thuê kho lưu trữ hồ sơ của CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát.

I. Dịch vụ lưu trữ hồ sơ là gì?

Năm 2018, trong quá trình thực hiện dịch vụ hủy tài liệu cho một doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội. Chúng tôi nhận được phàn nàn của khách hàng rằng: “Bên em có quá nhiều hồ sơ tài liệu cần phải tiêu hủy, thậm chí phải hủy đi một số hồ sơ đang còn thời hạn bản quản vì văn phòng quá hẹp không thể chứa thêm được nữa”. Chính từ câu chuyện nhỏ như thế đã hối thúc chúng tôi rằng: “Tại sao mình không cung cấp tới những khách hàng như doanh nghiệp trên một loại hình dịch vụ đáp ứng được tất cả các nhu cầu về bảo mật, trang thiết bị bảo quản, quản lý tài liệu thông minh với chi phí tiết kiệm nhất”. Chính vì thế mà dịch vụ lưu trữ hồ sơ, cho thuê kho lưu trữ tài liệu của Đức Thịnh Phát ra đời.

Dịch vụ lưu trữ hồ sơ là loại dịch vụ được cung cấp bởi những công ty tư nhân hoặc cá nhân, dành cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang có nhu cầu cần lưu trữ vào bảo quản số lượng lớn hồ sơ tài liệu. Mà tại đó, khách hàng (bên sử dụng dịch vụ) mong muốn hồ sơ, tài liệu của mình được lưu trữ bảo quản trong điều kiện tốt nhất.

II. Quy trình thực hiện dịch vụ cho thuê kho lưu trữ

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, tư vấn

Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, có thể liên hệ với chúng tôi theo số họtline: 0888.424.666 – 0888.171.333 hoặc gửi yêu cầu tới email: contact.ducthinhphatjsc@gmail.com. Bộ phận kinh doanh của chúng tôi có trách nhiệm tư vấn cho quý khách hàng về các chính sách bảo mật, vận chuyển, các quy định …

Bước 2: Báo giá và ký hợp đồng

Sau khi tư vấn, chúng tôi sẽ tiến hành báo giá dựa trên số lượng hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ; khoảng cách giữa văn phòng của doanh nghiệp bạn tới kho lưu trữ của chúng tôi. Nếu sau khi hai bên đạt được thỏa thuận thì sẽ tiến hành ký Hợp đồng.

Bước 3: Thu thập, vận chuyển hồ sơ từ văn phòng về kho

Sau khi khách hàng thông báo thời gian địa điểm giao nhận hồ sơ, nhân viên Đức Thịnh Phát có trách nhiệm cung cấp thùng lưu trữ theo tiêu chuẩn và tiến hành qua đóng gói. Trước khi chúng tôi tiến hành đóng gói tài liệu, việc phân loại, sắp xếp theo từng loại hồ sơ khách hàng phải tự thực hiện. Sau khi đóng gói xong nhân viên Đức Thịnh Phát sẽ tiến hành lập Biên bản giao nhận tài liệu và vận chuyển về kho chứa.

Bước 4: Quản lý, lưu trữ và bảo quản hồ sơ

Chúng tôi sẽ cung cấp phần mềm quản lý, lưu trữ hồ sơ miễn phí; tại phần mềm này, khách hàng có thể tự lên danh mục hồ sơ mà mình đã gửi để dễ dàng trích xuất và tra cứu khi cần thiết. Tài liệu trước khi nhập kho lưu trữ của chúng tôi sẽ được dán mã vạch, kẹp chì rồi sắp xếp lên các giá kệ trung tải để đảm bảo tính bảo mật.

Bước 5: Trích xuất, tra cứu hồ sơ

Khi khách hàng cần trích xuất hồ sơ để tra cứu hoặc phục vụ Công tác Văn phòng, bạn có thể gửi yêu cầu đó qua Email, nhân viên của chúng tôi sẽ lấy đúng thùng hồ sơ bạn cần và mang nó trở về văn phòng cho bạn.

Bước 6: Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Trong quá trình lưu trữ, một số loại hồ sơ tài liệu sẽ hết thời hạn bảo quản và bạn cần tiêu hủy. Bạn đừng lo lắng, chúng tôi là nhà cung cấp dịch vụ hủy hồ sơ, và sẽ tiến hành việc đó miễn phí cho bạn. Tất nhiên là phải có sự đồng ý của bạn, Việc hủy có thể sẽ được tiến hành tại kho bằng phương thức cho vào máy băm nhỏ dưới sự giám sát của đại diện khách hàng, hoặc với số lượng lớn sẽ được chúng tôi mang về nhà máy hủy chuyên dụng công suất lớn.

III. Tại sao doanh nghiệp bạn nên sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tại Đức Thịnh Phát Jsc

Kho bãi có đầy đủ thủ tục pháp lý theo quy định

Là nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ, nên kho chứa của Đức Thịnh Phát có đầy đủ giấy chứng nhận quyền sử dụng, chứng nhận đảm bảo phòng cháy chữa cháy, và quan trọng là kho được xây dựng đáp ứng Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 11274:2015 (ISO 11799:2015) Về Thông tin và tư liệu – Yêu cầu lưu trữ tài liệu đối với tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện.

An toàn, bảo mật tuyệt đối

– Khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại Công ty chúng tôi được đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Kho chứa hồ sơ, tài liệu luôn có bảo vệ trực 24/24, có hệ thống camera giám sát 24/7.

– Kho chứa được trang bị đầy đủ hệ thống báo khói, thiết bị phòng và chữa cháy. Bất cứ lúc nào nếu xảy ra vấn đề về cháy nổ sẽ được kiểm soát ngay lập tức.

– Thùng chứa hồ sơ được in mã vạch, kẹp chì, và chỉ lúc nào người đại diện phía khách hàng ủy thác bằng văn bản mới có quyền được tiếp cận hoặc trích lục.

– Kho được phun hóa chất xử lý mối, mọt, chuột … định kỳ hằng năm đảm bảo không thể gây hư hỏng cho tài liệu.

– Môi trường lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu tối ưu nhất với điều kiện nhiệt độ ±20C, độ ẩm ±5% theo tiêu chuẩn quy định.

Vị trí thuận tiện

Kho nằm ngay cửa ngõ thành phố, cách nội thành chỉ từ 20 phút lái xe phục vụ nhu cầu cần trích xuất, ký gửi hồ sơ nhanh chóng.

Chi phí tiết kiệm

– Chi phí lưu trữ tài liệu tại kho sẽ được tính cho mỗi thùng hồ sơ, với số lượng ký gửi của khách hàng càng nhiều thì đơn giá sẽ rất tiết kiệm.

– Ưu đãi đặc biệt với Hợp đồng dịch vụ lưu trữ hồ sơ, cho thuê kho lâu dài.

– Miễn phí vận chuyển hồ sơ từ văn phòng khách hàng về kho Đức Thịnh Phát và ngược lại.

– Được cung cấp phần mềm quản lý và lưu trữ tài liệu miễn phí.

– Truy xuất hồ sơ miễn phí

Cung cấp dịch vụ số hóa, hủy tài liệu khi khách hàng yêu cầu

Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, chúng tôi có đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, đáp ứng nhu cầu số hóa tài liệu để lưu trữ tài liệu giấy dưới dạng điện tử cho khách hàng. Cung cấp miễn phí dịch vụ hủy tài liệu bảo mật khi cần.

Nếu bạn đang có nhu cầu cần sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu, cần được tư vấn. Xin vui lòng liên hệ với bộ phận Kinh doanh của Đức Thịnh Phát theo thông tin dưới đây:

• CTCP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐỨC THỊNH PHÁT
• Trụ sở chính: Số nhà 45, Ngõ 116/51, Phố Miếu Đầm, P. Mễ Trì, Q. Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
• Tell: 0888 424 666
• VP Miền Nam: F1/15/4YE Đường D6, Ấp 6, Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, Tp. Hồ Chí Minh
• Tell: 0888 171 333
• Mail: contact.ducthinhphatjsc@gmail.com
• Website: https://ducthinhphat.com