Thực trạng công tác Lưu trữ bảo quản tài liệu tại Việt Nam

Tài liệu là một trong những tài sản quan trọng cần được lưu trữ một cách hiệu quả để sử dụng trong tương lai. Những năm gần đây, rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp đã đầu tư nhân vật lực. Tuy nhiên, nhìn chung việc bảo quản và lưu trữ tài liệu tại Việt Nam vẫn gặp rất nhiều vấn đề cần cải thiện. 

Là doanh nghiệp chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ. Nhằm mục đích tạo một cái nhìn tổng quan về tình hình công tác bảo quản và lưu trữ tài liệu tại Việt Nam hiện nay. ducthinhphat.com hy vọng rằng bài viết này sẽ cung cấp cho độc giả những thông tin hữu ích, các vấn đề mà lưu trữ hồ sơ tài liệu đang gặp phải. Các giải pháp và những đề xuất để cải thiện tình hình công tác bảo quản và lưu trữ tài liệu.

Thiếu nguồn nhân lực có chuyên môn làm công tác Lưu trữ

Một trong những vấn đề chính là thiếu nguồn nhân lực được trang bị đầy đủ về kiến thức và kỹ năng. Nhiều nhân viên chưa được đào tạo về các quy trình và tiêu chuẩn, khiến cho việc bảo quản và lưu trữ tài liệu không đảm bảo chất lượng. Nguồn nhân lực có chuyên môn làm công tác bảo quản và lưu trữ tài liệu là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Để có được nhân lực có chuyên môn, các cơ quan doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo, huấn luyện và phát triển kỹ năng của nhân viên.

Đội ngũ quản lý và nhân viên cần được trang bị  kiến thức về các quy tắc và tiêu chuẩn quốc tế để phục vụ công việc, kỹ năng sử dụng các thiết bị và phần mềm hỗ trợ công tác lưu trữ, kỹ năng xử lý và chuyển giao tài liệu cũ sang dạng điện tử hay còn gọi là số hóa tài liệu.

Ngoài ra, người làm công tác quản lý, lưu trữ và bảo quản tài liệu còn cần có kỹ năng quản lý thời gian và tài nguyên, kỹ năng giao tiếp và hợp tác với các bộ phận liên quan, và kỹ năng phân tích và giải quyết các vấn đề của tài liệu.

Thiếu sự quan tâm chú trọng tới công tác lưu trữ hồ sơ

Là một trong những vấn đề lớn trong việc bảo quản và lưu trữ tài liệu tại Việt Nam. Nhiều cơ quan doanh nghiệp coi việc lưu trữ tài liệu là một việc phụ, không quan trọng, khiến cho công tác bảo quản và lưu trữ không được ưu tiên và không đảm bảo chất lượng.

Đôi khi, các cơ quan doanh nghiệp chỉ nhìn theo tầm ngắn hạn và chỉ quan tâm đến sự tiến bộ kinh doanh của mình, mà lại bỏ qua việc lưu trữ tài liệu hợp lý và khoa học. Kết quả là hồ sơ tài liệu của họ sẽ bị mất hoặc hỏng, dẫn đến tình trạng hoạt động kinh doanh không đảm bảo và không tồn tại một hệ thống lưu trữ hợp lý.

Để giải quyết vấn đề trên, cần có sự tập trung và đầu tư từ các cơ quan, doanh nghiệp vào việc bảo quản và lưu trữ tài liệu. Cần đào tạo và trau dồi nguồn nhân lực để có đội ngũ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp. Cũng cần có chính sách hỗ trợ và cơ sở vật chất đầy đủ để lưu trữ hồ sơ tài liệu mới được tốt hơn. 

Để đảm bảo công tác Lưu trữ luôn tốt, cần có các quy định về việc lưu trữ tài liệu cụ thể, được tuân thủ chặt chẽ. Ngoài ra, việc tổ chức các hoạt động như kiểm tra, sửa chữa, xử lý mối mọt, ẩm mốc trong kho lưu trữ, cập nhật tài liệu cũng rất quan trọng. Điều này giúp cho việc lưu trữ tài liệu luôn đảm bảo chất lượng và không bị mất mát hoặc hỏng hóc. 

Thiếu hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu tự động

Hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu tự động là một công cụ quan trọng để hỗ trợ và hoàn thiện việc quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu. Nó có thể giúp tối ưu hóa quá trình quản lý tài liệu, tự động hóa các thao tác như quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất tài liệu giúp cho việc tìm kiếm và truy cập tài liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Nó cũng có thể giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng bằng cách tạo ra các bản sao lưu trữ của tài liệu để bảo đảm an toàn và bảo mật cho các tài liệu quan trọng và sẵn sàng sử dụng khi cần.

Hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu tự động còn có thể giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực của nhân viên bằng cách tự động hóa nhiều thao tác của việc quản lý và lưu trữ tài liệu. Nó còn giúp cho việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, giúp tăng hiệu quả và năng suất của công tác lưu trữ tài liệu.

Hiện nay, nhiều cơ quan vẫn sử dụng các phương pháp cổ điển, như giữ tài liệu trên giấy hoặc lưu trữ trên máy tính cá nhân, khiến cho việc bảo quản và lưu trữ tài liệu trở nên khó khăn hơn và dễ gặp rủi ro hơn. Để giải quyết vấn đề này, cần có sự đầu tư vào hệ thống lưu trữ tự động, như hệ thống quản lý tài liệu số hoặc các phần mềm lưu trữ hồ sơ.

Thiếu trang thiết bị, vật tư lưu trữ và bảo quản hồ sơ tài liệu

Thực trạng thiếu vật tư và trang thiết bị là một trong những vấn đề làm giảm hiệu quả công tác bảo quản và lưu trữ. Ví dụ, trong nhiều cơ quan doanh nghiệp, chỉ có ít kho chứa tài liệu giấy và không có đủ sức chứa để lưu trữ tài liệu lâu dài. Nếu không có đủ kho chứa, tài liệu giấy sẽ bị mất mát hoặc hỏng hóc, gây khó khăn cho việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu.

Hơn nữa, các loại vật tư cơ bản như hộp đựng tài liệu, giá kệ lưu trữ hồ sơ vẫn chưa được chú trọng mua sắm. Việc tái sử dụng lại các vật tư, trang thiết bị cũ hoặc không đủ tiên tiến cũng gây nên những hạn chế và khó khăn trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu. Nếu sử dụng các thiết bị cũ hoặc không đủ tiên tiến, thì việc lưu trữ hồ sơ sẽ không đảm bảo được tính chính xác và an toàn của tài liệu. Điều này có thể dẫn đến mất mát hoặc hỏng hóc tài liệu, gây khó khăn cho việc trích xuất, tra cứu tài liệu khi cần.

Việc cung cấp đủ vật tư và trang thiết bị cho việc bảo quản và lưu trữ tài liệu giấy là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo công tác lưu trữ tốt nhất. Do đó, các cơ quan doanh nghiệp cần phải đầu tư vào việc mua sắm vật tư và trang thiết bị phù hợp.