Ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng

I. Vị trí, vai trò của công tác văn phòng trong bộ máy hành chính

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong bài viết trước đó, chúng ta khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị. Văn phòng là phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị… Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả.

Trong thời đại “bùng nổ thông tin”, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào. 

Để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém, luộm thuộm là biểu hiện sự thiếu quan tâm của thủ trưởng. Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hằng ngày, Chánh, phó văn phòng giúp  thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng.

II. Ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn sau đây:

2.1. Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị

Sự tồn tại và phát triển của một tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí chiến lược của tổ chức trong hoạt động. Chẳng hạn như địa điểm đóng trụ sở, địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô chất lượng, đối thủ cạnh tranh… 

Những vấn đề trên liên quan mật thiết đến công tác văn phòng mà trước hết là việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin để có thể có được những dự báo chính xác phục vụ cho việc quản lý, điều hành đơn vị của các nhà lãnh đạo. Nếu những việc đó được tính toán kỹ lưỡng và thực hiện đầy đủ sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của một tổ chức.

2.2. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị

Mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị được quyết định bởi lợi thế về thông tin. Những việc thu nhập, phân tích, xử lý và chuyển tải thông tin lại lệ thuộc vào sự phân giao trách nhiệm, lề lối và phương pháp làm việc cũng như năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ văn phòng. Bởi vậy tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm được thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp, xử lý thông tin.

2.3. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị

Nguồn lực của đơn vị được tồn tại dưới nhiều dạng như nhân lực, vật lực và trí tuệ, bởi vậy nó cần được tác động và sử dụng theo nhiều cách khác nhau. Cơ chế tác động đến nguồn lực lại tùy thuộc vào trật tự, nguyên tắc bố trí sắp xếp các bộ phận trong đơn vị. Vì vậy văn phòng cơ quan, đơn vị, cần tham mưu đắc lực cho thủ trưởng việc xếp đặt và sử dụng các bộ phận, các yếu tố sao cho khai thác được tốt nhất nguồn lực này cho mọi hoạt động của đơn vị.

2.4. Nâng cao năng suất lao động của đơn vị

Tâm lý lao động bị chi phối bởi nhiều yếu tố khách quan, môi trường. Việc tạo điều kiện cho tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong hoạt động sẽ tạo khả năng sáng tạo, năng động tìm kiếm các biện pháp nâng cao năng suất lao động. Vì vậy, văn phòng cần quan tâm đến việc bố trí ngoại cảnh nơi làm việc, xây dựng quy chế, khuyến khích người lao động tham gia hoạt động sao cho khoa học, hợp lý.

Năng suất lao động còn chịu ảnh hưởng trực tiếp của các yếu tố vật chất thuộc về công cụ lao động, các trang thiết bị kỹ thuật, các thao tác lao động cụ thể… Vì vậy nếu văn phòng bố trí các điều kiện vật chất trên đây hợp lý, thuận tiện sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động của mỗi cá nhân và của toàn thể đơn vị.

2.5. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

Hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, liên tục rất cần có những chi phí cần thiết như: chi giao dịch, tiếp khách, chi phí vật tư, phương tiện… cho các hoạt động quản lý gián tiếp, nghiệp vụ văn phòng. Thông thường các chi phí này chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí hoạt động và sẽ được tính vào giá thành sản phẩm và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Bởi vậy tiết kiệm khoản chi phí này sẽ cho phép tăng cường lợi nhuận, nâng cao sức cạnh tranh sản phẩm của đơn vị. Ngoài ra việc làm này còn giúp nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân, củng cố ý thức làm việc của mọi thành viên trong văn phòng.

Tóm lại: Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng làm việc của văn phòng trực tiếp ảnh hưởng đến hậu quả hoạt động của các bộ phận và toàn thể cơ quan. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt mục tiêu tồn tại và phát triển.

Đọc thêm:

• Nghề thư ký, chức năng và nhiệm vụ của người làm thư ký
• Vai trò của thư ký lãnh đạo trong kế hoạch hoạt đông của cơ quan