Vai trò của thư ký lãnh đạo trong kế hoạch hoạt đông của cơ quan

I. Người thư ký lãnh đạo lập kế hoạch hoạt động của cơ quan như thế nào?

Nội dung cơ bản của quá trình lập và quản lý chương trình kế hoạch thường là quá trình trả lời 6 câu hỏi mà người ta thường gọi là “six W questions”, đó là:

• What? – Làm việc gì? 
• Where? – Làm ở đâu?
• When? Làm khi nào?
• Why? – Tại sao phải làm việc đó? 
• Who? – Ai thực hiện?
• How? – Làm việc đó bằng cách nào?

Việc trả lời đầy đủ và chính xác 6 câu hỏi trên chính là 6 nội dung hay 6 vấn đề lớn của công tác lập và quản lý chương trình kế hoạch trong công việc thư ký. Tùy theo tính chất của từng loại kế hoạch, chương trình mà mỗi vấn đề có vị trí và tần suất xuất hiện khác nhau, nhưng không thể xem nhẹ hoặc thiếu vắng yếu tố nào. Cụ thể hóa 6 vấn đề trên như sau: 

1.1. Xác định nhiệm vụ kế hoạch

– Nhiệm vụ, công việc, vấn đề phải giải quyết hay khối lượng công tác đặt ra là gì? Kế hoạch được đặt ra là giải quyết vấn đề gì? Gồm các nội dung, yêu cầu gì, phạm vi ảnh hưởng thế nào? Nội dung công việc đặt ra có hợp pháp, hợp lý không? 

1.2. Địa bàn, vị trí tổ chức thực hiện kế hoạch

Nhiệm vụ đó, các công việc đã được đặt ra sẽ được thực hiện ở đâu, địa bàn nào, cấp nào. Trong nhiều trường hợp vị trí để thực hiện kế hoạch chỉ được chỉ ra một cách rất cụ thể, chi tiết. Phân tích những thuận lợi, khó khăn về địa bàn khi quyết định là nơi tổ chức thực hiện kế hoạch. 

1.3. Xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ trong kế hoạch

Nhiệm vụ đó, các công việc đó thực hiện khi nào. Thời gian chi tiết để thực hiện các nhiệm vụ. Việc gì trước, việc gì sau, việc nào đan xen với việc nào, thời gian biểu này phụ thuộc chặt chẽ vào nhiệm vụ và nguồn nhân lực, phân phối quỹ thời gian một cách hợp pháp, hợp lý và hiệu quả. 

Thời gian là một yếu tố quan trọng của kế hoạch nó càng đặc biệt quan trọng trong trường hợp cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị các tuyến công tác, các nghiệm vụ đòi hỏi tiến hành khẩn trương với thời gian eo hẹp. Xác định thời gian tiến hành công việc có ý nghĩa quan trọng vì thời gian gắn liền với điều kiện thời tiết, khí hậu, mùa vụ, thời cơ… 

1.4. Tại sao lại phải thực hiện kế hoạch đó

Tại sao lại nêu vấn đề, nêu nhiệm vụ đó ra, tại sao phải giải quyết vấn đề đó hoặc phải thực hiện nhiệm vụ đó, cân nhắc một cách thận trọng và kỹ lưỡng các nhiệm vụ, nội dung công việc đặt ra. Xem xét công việc đó trong mối tương quan tổng thể với nhiệm vụ chung và toàn cục. Cần đặt câu hỏi tại sao và trả lời cho tất cả các công việc. 

1.5. Nhiệm vụ đó, công việc đó được thực hiện bởi ai

Nhiệm vụ cụ thể cho từng người, sự phân công và phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân và đơn vị khác nhau. Phân công, phân nhiệm giữa các lực lượng tham gia, số người, yêu cầu chuyên môn, kỹ thuật chức năng cần có … 

1.6. Phương thức, cách thức thực hiện các nhiệm vụ

Nhiệm vụ đó được thực hiện bằng cách nào, như thế nào. Chỉ rõ cách thức tiến hành và các điều kiện vật chất, tinh thần cần thiết như các nguồn tài chính, công nghệ, phương tiện và các nguồn lực đảm bảo khác. 

II. Trách nhiệm của thư ký lãnh đạo trong việc quản lý chương trình và kế hoạch

Trong phạm vy nghiên cứu quản lý chương trình công tác và kế hoạch hoạt động của cơ quan dành cho người thư ký lãnh đạo, thư ký giám đốc thì chương trình và kế hoạch được hiểu ở hai mức độ chính sau đây:

– Một là: Chương trình và kế hoạch hoạt động cụ thể của lãnh đạo trong phạm vi lịch trình.

– Hai là: Chương trình, kế hoạch công tác gắn với nội dung hoạt động của một cơ quan mà trách nhiệm của thủ trưởng phải quản lý.

Hai mặt trên có liên quan mật thiết với nhau, giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý của mình và mục tiêu hoạt động của cơ quan. Đối với người thư ký, cần phải theo dõi cả hai loại chương trình, kế hoạch, vừa là chương trình hoạt động của cơ quan, vừa là chương trình, kế hoạch quản lý của lãnh đạo. Muốn đạt được yêu cầu đó, người thư ký không những hiểu trách nhiệm của thủ trưởng trong từng công việc cụ thể mà cần phải hiểu biết trách nhiệm đó trong mỗi tương quan chung của toàn bộ nhiệm vụ cơ quan. 

Đồng thời cũng cần phải hiểu chức năng, trách nhiệm của từng đơn vị trong cơ quan đối với việc thực hiện chương trình công tác để biết phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền của mình để hợp tác thực hiện các việc do thủ trưởng giao.

Dù ở loại hình kế hoạch nào cũng luôn gắn với trách nhiệm của người thư ký và họ chính là người trình lãnh đạo kế hoạch lập chương trình và kế hoạch. Bản thân việc lập kế hoạch cũng phải có kế hoạch chu đáo.

Người thư ký lãnh đạo là nối tiếp nhận nhiều thông tin từ cả bên ngoài và bên trong đơn vị. Các thông tin đó có ý nghĩa quan trọng cho công tác tham mưu kế hoạch của thư ký lãnh đạo.

Người làm nhiệm vụ thư ký phải thấy rõ trách nhiệm của mình và rèn luyện kỹ năng xử lý thông tin một cách nhanh nhạy và hiệu quả. Muốn làm tốt việc này, thư ký ngoài việc nắm rất chắc nội dung của bản kế hoạch, cần phải thu thập các thông tin, cập nhật hóa, chính xác hóa và sử dụng chúng phục vụ triển khai cho các công việc hoặc đề xuất phương án điều chỉnh.

Đối với một số loại kế hoạch cụ thể, thư ký lãnh đạo, thư ký giám đốc cần có trách nhiệm như sau: 

– Kế hoạch hằng năm: Để làm tốt kế hoạch năm thì phải làm tốt công tác thu thập thông tin cụ thể là công tác thống kê. Nắm chắc số liệu hiện trạng và các thông tin bổ sung cho kế hoạch năm tới. Các chỉ tiêu kế hoạch mới, phải được phân tích, so sánh kết quả thực hiện của năm trước, quý trước một cách khoa học, biện chứng. 

Xây dựng kế hoạch năm phải phát huy dân chủ từ cơ sở, để phát huy nội lực, giải quyết các khó khăn. 

– Kế hoạch hàng quý, hàng tháng: Không phải là phép tính chia theo thời gian đơn thuần, mà phải đi từ bản chất công việc của từng thời kỳ trong mối liên hệ chặt chẽ với các hợp đồng, hoặc cam kết, hoặc theo thứ tự của công việc. Kế hoạch của tháng sau, quý sau luôn được rà soát với sự đánh giá đầy đủ diễn biến của tháng trước, quý trước để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo sự thắng lợi của kế hoạch năm. 

– Kế hoạch hàng tuần: Hay còn gọi là lịch công tác tuần. Căn cứ chương trình công tác tháng, theo đề nghị của các đơn vị cơ sở và chỉ đạo của thủ trưởng, thư ký lãnh đạo phải tổng hợp các nhu cầu và dự thảo lịch công tác tuần trình thủ trưởng. Trong đó phải chú ý đến lịch công tác tuần sau của từng đồng chí lãnh đạo và phổ biến toàn cơ quan cũng các đơn vị liên quan trước giờ nghỉ của ngày làm việc cuối tuần. Khi đó điều chỉnh văn phòng có trách nhiệm thông báo đầy đủ về các thay đổi đó càng nhanh càng tốt. 

Trong lịch công tác tuần thường thể hiện các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn vị và cá nhân liên quan. Do đó lịch phải rất rõ ràng, cụ thể về: 

Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, địa điểm, thành phần, người chủ trì, cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần. Các ý kiến mà các thành viên tới dự cần chuẩn bị trước, đại biểu dự, (có giấy mời riêng hay mời ngay trong lịch v,v…)

Đối với kế hoạch tuần, tháng, quý của một đơn vị sản xuất, kinh doanh thì vai trò của thư ký lãnh đạo có giới hạn hơn và chủ yếu là công việc đôn đốc các đơn vị cơ sở thực hiện việc lập kế hoạch để tổng hợp và báo cáo. 

Tìm hiểu thêm: Nghề thư ký, chức năng và nhiệm vụ của người làm thư ký

III. Kiểm tra, kiểm soát và phối hợp thực hiện kế hoạch

Đối với công tác văn phòng nói chung và nhiệm vụ của thư ký lãnh đạo nói riêng, công tác kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch luôn luôn có 2 phạm vi.

– Thứ nhất: Trong phạm vi theo chức năng của cơ quan, đơn vị để đảm bảo chức năng tham mưu tổng hợp.

– Thứ hai: Trong phạm vi đảm bảo thực hiện lịch công tác của lãnh đạo cũng chính là để bảo đảm thực hiện đúng và đầy đủ các nhiệm vụ, kế hoạch chung.

Công tác kiểm tra của thư ký lãnh đạo là sự đo lường, đánh giá tình hình thực tế đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch đã được duyệt. Quá trình kiểm tra sẽ cho ta thấy những con số, những sự kiện, những tỷ lệ, những tiêu chuẩn để qua đó người quản lý đánh giá độ lệch chuẩn và xem có đề xuất những quyết định mới hay không.

Nhiệm vụ kiểm tra của văn phòng trước hết là việc thường xuyên rà soát tiến độ thực hiện các kế hoạch, trong đó có việc sử dụng các nguồn kinh phí vào hoạt động. Để công tác kiểm tra đơn giản, chính xác cần có các tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá ngay từ khi lập và bắt đầu thực hiện kế hoạch, các nội dung này cần thống nhất trước giữa người kiểm tra và người thực hiện. Yêu cầu đặt ra là phải thực hiện tốt chế độ báo cáo. Cụ thể phải báo cáo đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng các yêu cầu, để tạo điều kiện sửa chữa kịp thời các sai lệch.

Công tác kiểm tra cùng chế độ báo cáo được thực hiện nghiêm chỉnh là điều kiện hàng đầu để phát hiện các thay đổi dù nhỏ để kịp thời điều chỉnh. Nhiệm vụ tổng hợp và điều chỉnh các hoạt động buộc bộ phận thư ký giúp việc phải làm tốt công tác này. 

IV. Kỹ năng cần có của thư ký lãnh đạo trong việc lập, quản lý chương trình công tác và kế hoạch hoạt động của cơ quan

Chúng ta đều biết rằng một trong những nhiệm vụ quan trọng của các văn phòng là sắp xếp, tổ chức sao cho công việc của bộ phận lãnh đạo và hoạt động của toàn cơ quan được tiến hành đều đặn, thường xuyên, không chồng chéo và có hiệu quả cao. Trong các quy định về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng các cơ quan, vấn đề này luôn được đề cao và nhấn mạnh.

Trần Đức Thịnh

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về chuyển đổi số trong Công tác Lưu trữ tại các cơ quan và doanh nghiệp.