Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng trong bộ máy hành chính

I. Khái niệm về Văn phòng

1.1. Văn phòng là gì ?

Có 4 cách hiểu sau đây về văn phòng (sau đây gọi tắt là VP) :

– VP là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Người ta có thể gọi là “Văn phòng giám đốc”, “Văn phòng nghị sĩ”.

– VP được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà mọi cán bộ, công chức hằng ngày đến đó để thực thi công vụ. Thí dụ “Văn phòng Bộ Công an”, “Văn phòng Ủy ban nhân dân”.

– VP được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong các xí nghiệp. Như vậy: VP thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến Văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư lưu trữ.

Cả 4 cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó chỉ phản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đưa ra một định nghĩa chính xác về VP chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức.

Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: 

– Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường, vv… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Như vậy, ở đầu vào việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng.

– Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần. hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn.

Khái niệm về văn phòng
Để đưa ra một định nghĩa chính xác về Văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức

1.2. Những điều kiện cơ bản để nâng cao công tác văn phòng 

Để công tác văn phòng đạt được kết quả cần có những điều kiện cơ bản sau đây:

– Thứ nhất: Bộ máy văn phòng phải được tổ chức thích hợp. Ở các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn, hoạt động đa dạng bộ máy văn phòng cần có đầy đủ các bộ phận với số lượng nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng được độc lập, đáp ứng đầy đủ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối với các đơn vị có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu. Ở đây từng con người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn là có thể đáp ứng được những yêu cầu, hoạt động của cơ quan. 

Từ thực tế này, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan điểm “không nhất thiết cơ quan, đơn vị nào cũng phải có một tổ chức văn phòng”. Ở các cơ quan, lớn có văn phòng, các cơ quan nhỏ có phòng hành chính, còn ở các tổ chức kinh doanh đơn lẻ thì cần một, hai người đủ năng lực trình độ đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến văn phòng.

– Thứ hai: Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là phải có cơ sở hạ tầng cụ thể như nhà xưởng, văn phòng phương tiện, thiết bị và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, quy mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức, quản lý, vào quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Như vậy, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nếu cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin, từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về văn phòng cơ quan như sau:

Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan mỗi cơ quan, tổ chức. Khái niệm trên đây vừa phản ánh được bản chất của quá trình hoạt động văn phòng, vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan. 

II. Chức năng chung của văn phòng trong bộ máy hành chính

Tùy theo quy mô tổ chức mà tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng cũng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có 2 chức năng cơ bản: Tham mưu, tổng hợp và hậu cần.

2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 

Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mưu và tổng hợp. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng, còn nội dung tổng hợp nghiêng về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết và cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là nó tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác

Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng.

Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà VP thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng.

Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.

2.2. Chức năng hậu cần 

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính. Các điều kiện và phương tiện ấy phải được quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của VP. Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác VP, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tùy thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi tổ chức văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.

Chức năng của văn phòng trong bộ máy hành chính của cơ quan, tổ chức
Các chức năng của văn phòng vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức

Xem thêm: Khái niệm và vai trò của công tác Văn thư trong cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

III. Nhiệm vụ chung của văn phòng

Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi tổ chức, người ta phân chia thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên gọi là những nhiệm vụ. Theo các chức năng nêu trên của văn phòng ta có thể xác định những nhiệm vụ chủ yếu của VP như sau:

3.1. Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình

Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải thường xuyên đôn đốc, theo dõi việc thực hiện chương trình. Xây dựng được chương trình sát đúng là việc khó, song việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện tốt chương trình đã vạch ra lại càng khó hơn. Vì vậy, ngoài việc xây dựng tốt nội dung chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Mỗi tổ chức, muốn tồn tại và phát triển cần phải tuân theo những quy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Vì vậy, phải có nội qui, qui chế cụ thể để xác lập mọi mối quan hệ công tác trong đơn vị cùng phục vụ cho mục tiêu chung. VP phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình kế hoạch và xây dựng qui chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch.

3.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo không đủ thời gian để tự thu thập, xử lý mọi nguồn tin được mà cần phải có sự trợ giúp là VP. VP được coi như “cổng gác thông tin” của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồn thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý chuyển phát tại VP Từ những nguồn tin được tiếp nhận, VP phân loại thông tin theo những kênh thích hơn để chuyển phát hay lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó quyết định sự thành bại trong hoạt động của tổ chức, vì vậy, văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì người lãnh đạo sẽ có được những quyết định hữu hiệu và ngược lại thì quyết định của người lãnh đạo không hiệu quả. ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.

3.3. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành 

Văn bản là phương tiện ghi tin và chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin tồn tại trong văn bản bao gồm thông tin chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý và quản lý… Mọi cơ quan nhà nước sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu, để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy việc biên soạn, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan nhà nước còn bộc lộ nhiều sai sót và cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có hệ thống các văn bản pháp luật quy định thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý nhà nước trong cơ quan. VP phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc trợ giúp thủ trưởng cơ quan Soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục và đạt được các yêu cầu về nội dung và hình thức.

3.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, tự bản thân văn phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu quả. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của cơ quan, đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính chất đa dạng, phức tạp trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho phù hợp, đáp ứng được cao nhất những yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan. Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển, việc xây dựng và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải hướng tới mục tiêu hiệu đại hóa công tác VP. Vì vậy, việc chăm lo bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là rất cấp bách đối với các VP cơ quan.

Nhiệm vụ của văn phòng là gì? Nhiệm vụ chính của văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước
Văn phòng chịu trách nhiệm trợ giúp thủ trưởng cơ quan Soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục và đạt yêu cầu về nội dung và hình thức

3.5. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân

Ở nhiệm vụ này, VP thể hiện là bộ mặt của cơ quan, đơn vị, vì vậy việc tổ chức và quan trọng.

3.6. Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng

Khác với hoạt động chuyên môn trong cơ quan đơn vị, VP phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và bảo quản tài quan. Đặc điểm hoạt động này của VP là xuất phát từ chức năng của văn phòng phải bảo đảm tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của cơ quan. VP phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục (Ngày, đêm) ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Công việc của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo, vừa gắn với các bộ phận khác trong việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện mục tiêu. Vì vậy, để duy trì được hoạt động của VP, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.

3.7. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, đơn vị

Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Các nhu cầu về hậu cần trong các cơ quan đơn vị hết sức đa dạng phong phú. Nơi nào có hoạt động, nơi ấy cần cung cấp các điều kiện phương tiện và nguồn tài chính. Những công việc chăm lo cho hoạt động của cơ quan được thuận lợi, trôi chảy là nhiệm vụ của văn phòng.

Tìm hiểu thêm:

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.