Văn thư trường học | Những nhiệm vụ và kỹ năng cần có

Văn thư trường học đóng vai trò rất quan trọng trong việc bảo vệ và duy trì sự tổ chức của một cơ sở giáo dục. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về nhiệm vụ và những kỹ năng cần phải có của một người làm công tác Văn thư đối với sự phát triển của trường.

I- Những nhiệm vụ của người làm công tác Văn thư tại trường học

1- Đăng ký và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Đăng ký và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi là một nhiệm vụ quan trọng của người làm công việc Văn thư trường học. Khi có văn bản đi cần được chuyển đi cho đơn vị khác, người làm Văn thư phải đăng ký và thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản.

Trước khi văn bản được chuyển đi, người làm Văn thư cần đăng ký văn bản và nhập đầy đủ thông tin về người nhận, nơi nhận và thời gian giao nhận văn bản vào hệ thống của trường học để dễ dàng tìm kiếm và tra cứu. Họ cũng cần phải bảo quản các văn bản đi đã được chuyển đi cho đến khi hết thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật. 

Sau đó, người làm Văn thư sẽ thực hiện các thủ tục phát hành và chuyển phát văn bản cho đơn vị hoặc người nhận. Trong quá trình chuyển phát, người làm Văn thư sẽ theo dõi tình trạng vận chuyển của văn bản để đảm bảo văn bản được giao đến đúng địa chỉ và đúng thời điểm như đã được đăng ký trước đó.

Ngoài ra, để đảm bảo việc chuyển phát văn bản diễn ra thuận lợi, người làm Văn thư trường học cần có kỹ năng liên lạc và giao tiếp tốt với các đơn vị và người nhận. Họ cần phải đảm bảo rằng thông tin liên quan đến việc chuyển phát văn bản được trao đổi một cách chính xác và kịp thời.

2- Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến

Nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người làm công việc Văn thư trường học. Cụ thể, nhiệm vụ này bao gồm các công việc sau:

Tiếp nhận văn bản đến: Người làm công việc Văn thư trường học phải tiếp nhận và kiểm tra các văn bản đến của trường học, bao gồm thư từ, hồ sơ, báo cáo, đơn đăng ký, hồ sơ học sinh, giáo viên, nhân viên, v.v. Khi tiếp nhận, người làm Văn thư cần phải kiểm tra kỹ các thông tin về người gửi, nội dung của văn bản, nơi nhận, thời hạn xử lý, v.v.

Đăng ký văn bản đến: Sau khi tiếp nhận và kiểm tra các văn bản đến, Văn thư cần phải đăng ký chúng vào hệ thống quản lý tài liệu của trường học. Việc đăng ký văn bản đến giúp cho người làm Văn thư trường học có thể dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp các văn bản đến theo thời gian và chủ đề.

Chuyển giao văn bản đến: Sau khi đã tiếp nhận và đăng ký các văn bản đến, cần phải chuyển giao chúng cho các phòng ban hoặc cá nhân tương ứng để xử lý. Việc chuyển giao văn bản đến cần phải được thực hiện đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng, để đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả của công tác quản lý tài liệu của trường học.

Đối với các văn bản có tính chất khẩn cấp hoặc quan trọng, cần phải đảm bảo tính bảo mật và đưa văn bản đến đúng người nhận một cách nhanh chóng và chính xác. Việc này đòi hỏi người làm Văn thư trường học phải có khả năng xử lý công việc trong thời gian ngắn và biết cách ưu tiên công việc để đảm bảo tính hiệu quả và đúng tiến độ.

Tra cứu và theo dõi văn bản đến: Cán bộ văn thư cần phải tra cứu và theo dõi các văn bản đến đã được đăng ký và chuyển giao. Từ đó có thể nắm bắt được tình hình và tiến độ xử lý các văn bản đến, từ đó có thể đưa ra các biện pháp giải quyết nếu cần thiết.

Lưu trữ và bảo quản văn bản đến: Các văn bản đến cần được lưu trữ và bảo quản đến thời điểm chúng hết thời hạn lưu trữ tài liệu. 

3- Quản lý việc lưu trữ, bảo quản và sử dụng hồ sơ tài liệu

Đây là nhiệm vụ đòi hỏi người làm công tác Văn thư trường học phải có khả năng sắp xếp, lưu trữ và bảo quản tài liệu một cách khoa học, giúp việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Trước khi bắt đầu nhiệm vụ này, Văn thư cần phải tìm hiểu các quy định, hướng dẫn của trường về việc lưu trữ và bảo quản tài liệu. Các tài liệu cần được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, tên hoặc theo các tiêu chí khác. Sau đó, sẽ phân loại, đóng gói và ghi chú thông tin về các tài liệu, sau đó đánh số thứ tự hoặc mã số tài liệu để có thể tìm kiếm dễ dàng.

Việc lưu trữ tài liệu cũng đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên, loại bỏ các tài liệu đã lỗi thời hoặc không cần thiết. Họ cũng phải đảm bảo rằng tài liệu được lưu trữ ở một nơi an toàn và bảo vệ khỏi sự mất mát, đánh cắp hoặc tổn thất do thiên tai hoặc thảm họa. Khi tài liệu được chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác, người làm Văn thư cần phải đảm bảo rằng quy trình chuyển tài liệu được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng.

Ngoài ra, cán bộ văn thư còn cần phải hỗ trợ các cán bộ giáo viên, nhân viên trong trường và phụ huynh, học sinh trong việc tra cứu và sử dụng tài liệu hay thư viện. Việc này đòi hỏi phải có kỹ năng giao tiếp tốt để giải đáp thắc mắc và hướng dẫn các cá nhân cách sử dụng tài liệu một cách hiệu quả.

Nếu có sự cố xảy ra với các tài liệu, cần phải đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời để đảm bảo tính bảo mật và tính bền vững của tài liệu. Họ cũng cần phải thường xuyên kiểm tra và duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu để đảm bảo rằng nó vẫn hoạt động tốt và đáp ứng được nhu cầu của trường học.

4- Quản lý, sử dụng con dấu được giao theo quy định

Con dấu của trường học được coi là tài sản quan trọng, vì vậy cần được bảo vệ và sử dụng một cách hợp lý. Cần phải đảm bảo rằng các con dấu của trường được sử dụng đúng cách và chỉ được sử dụng bởi những người có thẩm quyền. Do đó, việc quản lý và sử dụng con dấu đòi hỏi phải tìm hiểu những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu. 

Trong quá trình quản lý và sử dụng con dấu, cán bộ Văn thư trường học cần phải thực hiện các công việc sau:

• Đảm bảo an toàn cho con dấu: Phải đảm bảo con dấu của trường được lưu trữ và bảo quản một cách an toàn. Việc này bao gồm đảm bảo con dấu không bị mất hoặc bị đánh cắp, không được cho mượn cho bên thứ ba sử dụng mà không có sự cho phép của người có thẩm quyền.
• Kiểm soát việc sử dụng con dấu: Phải kiểm soát việc sử dụng con dấu. Chỉ có người có thẩm quyền mới được sử dụng con dấu để ký và đóng dấu trên các tài liệu, giấy tờ, văn bản của trường.
• Theo dõi quá trình sử dụng con dấu: Phải theo dõi và ghi nhận lại quá trình sử dụng con dấu. Mỗi lần sử dụng con dấu, người ký phải ghi rõ tên, chức vụ và mục đích sử dụng con dấu vào cuốn sổ quản lý con dấu.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến con dấu: Phải biết thực hiện các thủ tục liên quan đến con dấu như đăng ký, cấp mới, thay đổi, thu hồi con dấu theo quy định của pháp luật.

5- Hỗ trợ công tác giảng dạy và học tập của cán bộ giáo viên và học sinh

Công việc Văn thư tại trường học cũng phải hỗ trợ công tác giảng dạy và học tập của cán bộ giáo viên và học sinh. Họ cần phải cung cấp tài liệu và văn bản cho giáo viên và học sinh khi được yêu cầu và đảm bảo rằng các văn bản và tài liệu này được phân loại và đăng ký đúng cách. Họ cũng cần hỗ trợ cho các hoạt động và sự kiện tại trường, bao gồm việc cung cấp và chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, buổi lễ và sự kiện khác.

Bên cạnh đó, phải đảm bảo việc cung cấp các vật dụng học tập cho học sinh, giúp các em tiếp cận với tài liệu học tập một cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Họ phải đảm bảo rằng cán bộ giáo viên có đủ tài liệu và vật dụng học tập cần thiết để dạy học cho học sinh. Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải có khả năng tổ chức và quản lý tài liệu, hồ sơ và các vật dụng học tập một cách chặt chẽ và khoa học.

6- Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với các yêu cầu của trường học

Ngoài các nhiệm vụ trên, người làm công tác Văn thư tại trường học còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với các yêu cầu của trường học. Điều này có thể bao gồm việc tham gia vào các công việc thường ngày, phối hợp với các bộ phận khác của trường, như phòng giáo vụ hoặc bộ phận kế toán để xử lý các vấn đề liên quan đến tài chính, hỗ trợ cho công tác tuyển sinh và các hoạt động liên quan đến các cơ sở vật chất của trường học.

Trong nhiều trường học, công tác Văn thư cũng được giao phụ trách các công việc liên quan đến quản lý tài sản và cơ sở vật chất của trường. Điều này bao gồm việc đăng ký, kiểm kê và bảo trì các thiết bị, đồ dùng, sách vở và các tài sản khác của trường học. Đôi khi, người làm công việc Văn thư cũng phải thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công nghệ thông tin như quản lý các tài khoản email, tài khoản mạng xã hội và các phần mềm khác được sử dụng trong giáo dục.

II- Những kỹ năng cần có của người làm công tác Văn thư trường học

Những kỹ năng cần thiết để trở thành một người Văn thư trường học giỏi không chỉ bao gồm kiến thức về công việc mà còn cần có các kỹ năng mềm như tư duy logic, kỹ năng giao tiếp và tinh thần trách nhiệm. 

• Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng đối với người Văn thư trường học. Họ cần phải liên lạc, giao tiếp và làm việc với nhiều đối tượng khác nhau như cán bộ giáo viên, học sinh, phụ huynh và các đối tác bên ngoài. Để thực hiện công việc một cách hiệu quả, cần có khả năng lắng nghe, hiểu và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, chính xác và thuận tiện.
• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ: Để đảm bảo việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ được thực hiện một cách hiệu quả, người  Văn thư cần phải có kỹ năng sắp xếp và đánh số các hồ sơ để thuận tiện cho việc trích xuất sử dụng khi cần.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Văn thư trường học thường phải xử lý nhiều công việc đồng thời trong một khoảng thời gian ngắn. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian là rất quan trọng. Bạn cần biết cách sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, sắp xếp thời gian để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đảm bảo đúng thời hạn. Ngoài ra, họ cần phải dành thời gian để chuẩn bị cho những công việc sắp tới, đảm bảo rằng mọi thứ được sắp xếp kỹ lưỡng và tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra.
• Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin: Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng các phần mềm văn phòng và các ứng dụng hỗ trợ làm việc là điều không thể thiếu. Họ cần phải có khả năng sử dụng các công cụ, phần mềm và ứng dụng để quản lý tài liệu và thực hiện các nhiệm vụ hằng ngày. Họ cũng cần phải có kiến thức cơ bản về bảo mật thông tin và giữ an toàn cho dữ liệu.

Trần Đức Thịnh

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về chuyển đổi số trong Công tác Lưu trữ tại các cơ quan và doanh nghiệp.