Những quy định về thời hạn bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu

I. Khái quát chung về thời hạn bảo quản tài liệu

Thời hạn bảo quản tài liệu (sau đây viết tắt là THBQ) là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Cụ thể là được tính từ ngày 01/01 của năm tiếp liền sau năm công việc kết thúc và hoàn chỉnh việc lập hồ sơ, tài liệu về công việc kết thúc đó. THBQ được xác định trên cơ sở mục đích hình thành và giá trị sử dụng của hồ sơ, tài liệu và dựa trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ.

Do lượng hồ sơ, tài liệu giấy hình thành phổ biến trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ngày càng nhiều, và tùy vào mức độ quan trọng của từng nhóm hồ sơ. Mà hiện nay, rất nhiều Bộ/Ngành đã ban hành những quy định khác nhau về THBQ phù hợp với hoạt động thực tiễn của Bộ/Ngành đó. Đức Thịnh Phát Jsc đã tổng hợp lại những nội dung chính, cũng như cập nhật Bảng thời hạn bảo quản chi tiết của từng nhóm hồ sơ, tài liệu của mỗi Bộ/Ngành ở các liên kết dưới bài viết này. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu chi tiết hơn, thì có thể tham khảo các Thông tư, Quyết định, Hướng dẫn của Bộ/Ngành mà bạn đang công tác như sau: 

  • Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về THBQ hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
  • Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định THBQ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
  • Thông tư số 13 /2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định THBQ tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Căn cứ vào hai Thông tư nêu trên, một số Bộ/ngành đã xây dựng và ban hành Bảng THBQ tài liệu chuyên ngành như:

  • Quyết định số 252/NH, ngày 28 tháng 12 năm 1993 của Thống đốc Ngân hàng Việt Nam ban hành Bảng THBQ hồ sơ tài liệu trong ngành ngân hàng.
  • Thông tư số 155/2013/TT- TC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài chính quy định về THBQ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính.
  • Thông tư số 11/2013/TT- TNMT ngày 25 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy định THBQ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường.
  • Hướng dẫn số 02-HD/VPTW ngày 25 tháng 04 năm 2011 của Ban chấp hành Trung Ương Văn phòng thực hiện “Bảng THBQ mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng ở Trung Ương.
Thời hạn bảo quản tài liệu là gì
Thời hạn bảo quản được xác định trên cơ sở mục đích hình thành và giá trị sử dụng của hồ sơ, tài liệu

II. Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu

Thời hạn lưu trữ bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:

2.1. Bảo quản vĩnh viễn

– Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của Pháp luật về Lưu trữ.

– Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm: Hồ sơ, tài liệu về xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện đường lối; chủ trương, chính sách, chế độ, quy định; kế hoạch dài hạn, báo cáo tổng kết, số liệu tổng hợp; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm Quốc gia; dự án xây dựng cơ bản nhóm A; hồ sơ gốc cán bộ; công chức, viên chức, hồ sơ thanh tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng; vấn đề sự kiện quan trọng… hình thành trong quá trình thực hiện chứ năng, nhiệm vụ hành chính của cơ quan, tổ chức.

– Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc Ủy ban nhân dân các tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương thì hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm các nhóm cụ thể như sau:

  • Tài liệu của các cơ quan Trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh chỉ đạo trực tiếp các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh.
  • Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm Pháp luật.
  • Hồ sơ, tài liệu để triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh.
  • Báo cáo, chương trình kế hoạch công tác năm của UBND tỉnh.
  • Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra các vụ việc nghiêm trọng.
  • Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhà nước của UBND tỉnh về các lĩnh vực.
  • Hồ sơ Hội nghị tổng kết năm.
  • Những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.
Thời hạn bảo quản tài liệu vĩnh viễn
Những tài liệu quan trọng thường được quy định để lưu trữ bảo quản vĩnh viễn

2.2. Bảo quản có thời hạn

– Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức có thời hạn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết THBQ sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của Pháp luật về Lưu trữ.

Tìm hiểu ngay: Dịch vụ hủy hồ sơ hết thời hạn lưu trữ bảo quản

– Bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu phản ánh những công việc cụ thể, có giá trị sử dụng trong thời gian nhất định, gồm các mức sau đây:

Từ 5 năm trở xuống: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu hành chính sự vụ, giao dịch thông thường, những tài liệu gửi để biết, ít liên quan hoặc không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng ở Trung ương. Bao gồm những tài liệu có tính chất hành chính như: Lịch công tác, báo cáo ngày, tuần, tháng: Giấy mời họp; thông báo tuyển sinh; tài liệu quảng cáo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu tham khảo lấy ý kiến thông tin trong quá trình giải quyết công việc; thông báo con dấu, chữ ký của các cơ quan, tổ chức gửi UBND tỉnh;

Từ 10 năm đến 15 năm: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn trong khoảng thời gian dưới 10 năm và không có giá trị lịch sử, những tài liệu có thông tin được phản ánh trong những tài liệu khác. Bao gồm những hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra các vụ việc không nghiêm trọng; chứng từ kế toán; sửa chữa nhỏ công trình; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra; công văn trao đổi.

Từ 20 năm trở lên: Bao gồm các nhóm hồ sơ: Giải quyết việc liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai: Dự án xây dựng cơ bản nhóm B, C; đề tài nghiên cứu cấp sở; thư, điện trao đổi với nước ngoài; sổ đăng kí và tập lưu công văn đi, sổ đăng ký văn bản đến. Những hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời gian dài. tài liệu có giá trị hiện hành, sổ tay công tác của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng ở Trung ương ít có giá trị bổ sung cho hoạt động của cơ quan, tổ chức và không phải là Ủy viên Trung ương Đảng.

Thời hạn bảo quản 70 năm: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu về từng nhân sự cụ thể, trừ tài liệu của các cá nhân, các đồng chí Ủy viện Bộ chính trị, Ban Bí thư, Ủy viên Trung ương Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng.

III. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu, tài liệu phổ biến

3.1. Đặc điểm của Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến, tài liệu mẫu

– Là Bảng thống kê có hệ thống các nhóm hồ sơ, tài liệu của ngành, cơ quan, tổ chức, kèm theo chỉ dẫn thời hạn bảo quản. Cấu tạo của Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến, tài liệu mẫu được quy định như sau:

  • Cột 1: Ghi số thứ tự các hồ sơ, nhóm tài liệu. Số thứ tự của các nhóm hồ sơ, nhóm tài liệu được đánh liên tục bắt đầu từ 01 đến hết.
  • Cột 2: Ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ các tên hồ sơ, nhóm tài liệu.
  • Cột 3: Ghi THBQ của các hồ sơ, nhóm tài liệu
  • Cột 4: Ghi những điều ghi chú cần thiết liên quan đến hồ sơ, nhóm tài liệu hoặc tài liệu.
Thời hạn lưu trữ của mỗi hồ sơ tài liệu đều được quy định rõ ràng trong bảng THBQ tài liệu phổ biễn
Thời hạn lưu trữ của mỗi hồ sơ tài liệu đều được quy định rõ ràng trong bảng THBQ tài liệu phổ biễn

3.2. Các nhóm tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

  • Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp
  • Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
  • Nhóm 3: Tài liệu tổ chức, nhân sự
  • Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương
  • Nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán
  • Nhóm 6: Tài liệu xây dựng cơ bản
  • Nhóm 7: Tài liệu khoa học, công nghệ
  • Nhóm 8: Tài liệu hợp tác Quốc tế
  • Nhóm 9: Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
  • Nhóm 10: Tài liệu thi đua, khen thưởng
  • Nhóm 11: Tài liệu pháp chế
  • Nhóm 12: Tài liệu về Hành chính, quản trị về công sở
  • Nhóm 13: Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
  • Nhóm 14: Tài liệu của tổ chức Đảng và các đoàn thể cơ quan

Bạn có thể xem chi tiết hoặc tải bảng thời hạn bảo quản của các nhóm tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức: Tại đây

3.3. Các lĩnh vực trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Ủy ban nhân dân các tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương

  • Tổng hợp.
  • Kinh tế.
  • Nông, Lâm, Ngư, Diêm nghiệp – Thủy sản – Thủy lợi.
  • Công nghiệp – Tiểu thủ công nghiệp.
  • Giao thông vận tải.
  • Xây dựng, quản lý và phát triển đô thị.
  • Thương mại – Dịch vụ – Du lịch.
  • Giáo dục, đào tạo.
  • Văn hóa – Thông tin – Thể dục, thể thao.
  • Y tế, xã hội.
  • Khoa học công nghệ và tài nguyên môi trường.
  • Quốc phòng – An ninh – Trật tự và an toàn xã hội.
  • Dân tộc và tôn giáo.
  • Thi hành Pháp luật.
  • Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
  • Tài liệu của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh.
Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu
Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu có là 1 bước quan trong trong chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ

3.4. Một số điểm lưu ý khi sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu, tài liệu phổ biến

– Bảng THBQ này được áp dụng làm tiêu chuẩn để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức khi lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành trong văn thư, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý tài liệu và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

  • Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu không được xác định thấp hơn so với thời hạn được quy định trong Bảng THBQ tài liệu phổ biến, tài liệu mẫu.
  • Thời hạn bảo quản của hồ sơ, nhóm tài liệu trong Bảng THBQ phổ biến, mẫu được quy định theo những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ở điều kiện bình thường. Khi sử dụng Bảng THBQ  để xác định thời hạn bảo quản đối với tài liệu các phông lưu trữ chưa đầy đủ, hoàn chỉnh hoặc tài liệu hình thành trong thời điểm lịch sử đặc biệt, tài liệu có vật liệu chế tác đặc biệt,… phải căn cứ vào thực tiễn tài liệu trong phông và vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu như thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, mức độ hoàn chỉnh và khối lượng tài liệu trong phông, đặc điểm ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu.
  • Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức THBQ của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.
  • Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết THBQ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

– Trường hợp phông lưu trữ thiếu những tài liệu phản ánh hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông được phép nâng mức THBQ đối với những hồ sơ, tài liệu hiện có lên mức thời hạn bảo quản cao nhất. Ví dụ: Báo cáo sơ kết tình hình công tác tháng, quý, 6 tháng theo quy định có thời hạn bảo quản 10 năm đánh giá, khi không có báo cáo tổng kết năm sẽ được nâng thời hạn bảo quản lên mức vĩnh viễn.

– Nếu trong một hồ sơ có nhiều tài liệu có THBQ khác nhau, thì THBQ của hồ sơ được xác định theo tài liệu có mức thời hạn bảo quản cao nhất.

– Bảng THBQ tài liệu phổ biến được dùng làm căn cứ xây dựng bảng THBQ tài liệu chuyển ngành. Các cơ quan, tổ chức quản lý ngành ở Trung ương căn cứ vào quy định ở các Thông tư để cụ thể hóa đầy đủ các lĩnh vực và nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành, đồng thời quy định THBQ cho các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng.

– Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng THBQ tài liệu phổ biến thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức THBQ của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng THBQ tài liệu phổ biến để xác định.

Xem thêm: 4 cơ sở để xác định giá trị tài liệu trong Văn thư Lưu trữ

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.