Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu mới nhất 2023

Ngày 19/12/2022, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Bà Phạm Thị Thanh Trà đã ban hành Thông tư số 10/2022/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản tài liệu. Thông tư này sẽ bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày 15/02/2023. Đối tượng áp dụng là các Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân ( gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Trong bài viết này, mời bạn đọc cùng với ducthinhphat.com tìm hiểu về thời hạn bảo quản tài liệu; những thay đổi và điểm mới nổi bật của Thông tư số 10/2022/TT-BNV mới ban hành.

I. Thời hạn bảo quản tài liệu là gì? 

1.1. Khái niệm 

Thời hạn bảo quản tài liệu (sau đây viết tắt là THBQ) là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Cụ thể là được tính từ ngày 01/01 của năm tiếp liền sau năm công việc kết thúc và hoàn chỉnh việc lập hồ sơ, tài liệu về công việc kết thúc đó. 

THBQ được xác định trên cơ sở mục đích hình thành và giá trị sử dụng của hồ sơ, tài liệu và dựa trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ. 

Do lượng hồ sơ tài liệu giấy hình thành phổ biến trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, ngày càng nhiều. Người làm công tác Văn thư Lưu trữ cần nắm rõ quy định về THBQ để có kế hoạch quản lý, lưu trữ, bảo quản cũng như thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 

1.2. Các mức độ bảo quản của tài liệu

Thời hạn lưu trữ bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:

1.2.1.  Bảo quản vĩnh viễn

Những Tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm: Hồ sơ tài liệu về xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện đường lối; chủ trương, chính sách, chế độ, quy định; kế hoạch dài hạn, báo cáo tổng kết, số liệu tổng hợp; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm Quốc gia; dự án xây dựng cơ bản nhóm A; hồ sơ gốc cán bộ; công chức, viên chức, hồ sơ thanh tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng; vấn đề sự kiện quan trọng… hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ hành chính của cơ quan, tổ chức.

2.2. Bảo quản có thời hạn

Bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu phản ánh những công việc cụ thể, có giá trị sử dụng trong thời gian nhất định, gồm các mức sau đây:

Từ 5 năm trở xuống: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu hành chính sự vụ, giao dịch thông thường, những tài liệu gửi để biết, ít liên quan hoặc không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng ở Trung ương. Bao gồm những tài liệu có tính chất hành chính như: Lịch công tác, báo cáo ngày, tuần, tháng: Giấy mời họp; thông báo tuyển sinh; tài liệu quảng cáo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu tham khảo lấy ý kiến thông tin trong quá trình giải quyết công việc; thông báo con dấu, chữ ký của các cơ quan, tổ chức gửi UBND tỉnh;

Từ 10 năm đến 15 năm: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn trong khoảng thời gian dưới 10 năm và không có giá trị lịch sử, những tài liệu có thông tin được phản ánh trong những tài liệu khác. Bao gồm những hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra các vụ việc không nghiêm trọng; chứng từ kế toán; sửa chữa nhỏ công trình; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra; công văn trao đổi.

Từ 20 năm trở lên: Bao gồm các nhóm hồ sơ: Giải quyết việc liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai: Dự án xây dựng cơ bản nhóm B, C; đề tài nghiên cứu cấp sở; thư, điện trao đổi với nước ngoài; sổ đăng kí và tập lưu công văn đi, sổ đăng ký văn bản đến. Những hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời gian dài. tài liệu có giá trị hiện hành, sổ tay công tác của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng ở Trung ương ít có giá trị bổ sung cho hoạt động của cơ quan, tổ chức và không phải là Ủy viên Trung ương Đảng.

Thời hạn bảo quản 70 năm: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu về từng nhân sự cụ thể, trừ tài liệu của các cá nhân, các đồng chí Ủy viên Bộ chính trị, Ban Bí thư, Ủy viên Trung ương Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng.

Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức có thời hạn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết THBQ sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của Pháp luật về Lưu trữ.

Tìm hiểu ngay: Dịch vụ tiêu hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ

III. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu, tài liệu phổ biến

Là Bảng thống kê có hệ thống các nhóm hồ sơ, tài liệu của ngành, cơ quan, tổ chức, kèm theo chỉ dẫn thời hạn bảo quản.

3.2. Các nhóm tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

• Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp
• Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
• Nhóm 3: Tài liệu tổ chức, nhân sự
• Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương
• Nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán
• Nhóm 6: Tài liệu xây dựng cơ bản
• Nhóm 7: Tài liệu khoa học, công nghệ
• Nhóm 8: Tài liệu hợp tác Quốc tế
• Nhóm 9: Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
• Nhóm 10: Tài liệu thi đua, khen thưởng
• Nhóm 11: Tài liệu pháp chế
• Nhóm 12: Tài liệu về Hành chính, quản trị về công sở
• Nhóm 13: Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
• Nhóm 14: Tài liệu của tổ chức Đảng và các đoàn thể cơ quan

3.3. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến

Bảng THBQ này được áp dụng làm tiêu chuẩn để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức khi lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành trong văn thư, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý tài liệu và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu không được xác định thấp hơn so với thời hạn được quy định trong Bảng THBQ tài liệu phổ biến, tài liệu mẫu.
• Thời hạn bảo quản của hồ sơ, nhóm tài liệu trong Bảng THBQ phổ biến, mẫu được quy định theo những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ở điều kiện bình thường. Khi sử dụng Bảng THBQ  để xác định thời hạn bảo quản đối với tài liệu các phông lưu trữ chưa đầy đủ, hoàn chỉnh hoặc tài liệu hình thành trong thời điểm lịch sử đặc biệt, tài liệu có vật liệu chế tác đặc biệt,… phải căn cứ vào thực tiễn tài liệu trong phông và vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu như thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, mức độ hoàn chỉnh và khối lượng tài liệu trong phông, đặc điểm ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu.
• Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức THBQ của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.
• Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết THBQ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

Trường hợp phông lưu trữ thiếu những tài liệu phản ánh hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông được phép nâng mức THBQ đối với những hồ sơ, tài liệu hiện có lên mức thời hạn bảo quản cao nhất. Ví dụ: Báo cáo sơ kết tình hình công tác tháng, quý, 6 tháng theo quy định có thời hạn bảo quản 10 năm đánh giá, khi không có báo cáo tổng kết năm sẽ được nâng thời hạn bảo quản lên mức vĩnh viễn.

Nếu trong một hồ sơ có nhiều tài liệu có THBQ khác nhau, thì THBQ của hồ sơ được xác định theo tài liệu có mức thời hạn bảo quản cao nhất.

Bảng THBQ tài liệu phổ biến được dùng làm căn cứ xây dựng bảng THBQ tài liệu chuyển ngành. Các cơ quan, tổ chức quản lý ngành ở Trung ương căn cứ vào quy định ở các Thông tư để cụ thể hóa đầy đủ các lĩnh vực và nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành, đồng thời quy định THBQ cho các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng.

Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng THBQ tài liệu phổ biến thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức THBQ của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng THBQ tài liệu phổ biến để xác định.

Xem thêm: 4 cơ sở để xác định giá trị tài liệu trong Văn thư Lưu trữ

Trần Đức Thịnh

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về chuyển đổi số trong Công tác Lưu trữ tại các cơ quan và doanh nghiệp.