4 cơ sở để xác định giá trị tài liệu trong Văn thư Lưu trữ

I. Khái niệm và mục đích của xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp tài liệu được hình thành và đều có giá trị trong việc phục vụ hoạt động thực tiễn. Trong số tài liệu được hình thành, có tài liệu chỉ có giá trị thực tiễn trong một thời gian ngắn và khi hết giá trị thì có thể hủy bỏ như: Thông báo chữ ký, giới thiệu địa điểm, thay đổi địa chỉ, giấy mời họp… Có tài liệu có giá trị thực tiễn lâu dài cần giữ lại để tra cứu trong một khoảng thời gian nhất định (từ 05 năm đến dưới 70) và có tài liệu, ngoài giá trị thực tiễn còn có giá trị lịch sử cần được lưu giữ vĩnh viễn để phục vụ nhu cầu nghiên cứu lịch sử. Vì tài liệu có giá trị khác nhau nên cần phải tiến hành xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu là để lựa chọn những tài liệu có giá trị giữ lại bảo quản (bảo quản có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn) để phục vụ sử dụng. Ngoài ra, là để phục vụ công tác hủy tài liệu hết giá trị nhằm giảm thiểu chi phí trong việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu.

Vậy xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Đây là một khâu tuy nhỏ nhưng lại rất quan trọng trong Công tác Văn thư Lưu trữ vì nó quyết định tới sự “sống còn” của tài liệu.

khái niệm xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu tuy là một bước nhỏ trong công tác lưu trữ nhưng lại là yếu tố quyết định sự “sống còn” của một tài liệu.

II. Việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở những giai đoạn nào?

Việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong suốt vòng đời của tài liệu, từ giai đoạn văn thư đến khi vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.

Ở giai đoạn văn thư : Được thực hiện khi xây dựng Danh mục hồ sơ; khi lựa chọn tài liệu đưa vào lập hồ sơ và khi xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.

Ở Lưu trữ cơ quan : Được thực hiện khi xác định nguồn nộp lưu, thành phần tài liệu nộp lưu từ các đơn vị; chỉnh lý tài liệu; khi xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ được tiếp nhận từ các đơn vị hoặc khi tiến hành các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Ở Lưu trữ lịch sử : Được thực hiện khi xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu; khi xác định thành phần tài liệu nộp lưu; khi tiếp nhận tài liệu từ các nguồn nộp lưu; khi chỉnh lý tài liệu (nếu có) hoặc khi tiến hành các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Xem thêm: 

III. Cơ sở nào bảo đảm cho việc thực hiện xác định giá trị tài liệu được thống nhất?

Xác định giá trị tài liệu là vấn đề quan trọng quyết định sự sống còn của tài liệu. Để việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện thống nhất và thuận lợi, cần dựa vào các công cụ sau đây:

Danh mục hồ sơ: Là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ. Đây là công cụ được xây dựng trên cơ sở Bảng thời hạn bảo quản và được sử dụng để xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư.

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản. Hiện tại, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13 /2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Căn cứ vào Thông tư nêu trên, một số Bộ/ngành đã xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành như: Quyết định số 252/NH, ngày 28 tháng 12 năm 1993 của Thống đốc Ngân hàng Việt Nam ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu trong ngành ngân hàng; Thông tư số 155/2013/TT- TC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính; Thông tư số 11/2013/TT- TNMT ngày 25 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường….

Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp: Là Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp có thẩm quyền. Danh mục này do Lưu trữ lịch sử các cấp xây dựng và trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ các cấp ban hành.

Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử: Là các công cụ dùng làm căn cứ để lựa chọn tài liệu đưa vào bảo quản trong các Lưu trữ lịch sử.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành các văn bản hướng dẫn về thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp như sau:

– Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành bản Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia;

– Công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh;

– Công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04/3/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ huyện (nay theo Luật Lưu trữ là nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ Sở Nội vụ).

Việc xác định giá trị tài liệu cần tuân thủ các nguyên tắc Lưu trữ và cần sự am hiểu về bảng thời hạn lưu trữ của từng loại tài liệu.

các cơ sở để thực hiện việc xác định giá trị tài liệu
Công việc xác định giá trị trị tài liệu nói riêng và quản lý, lưu trữ, bảo quản tài liệu nói chung. Người làm Công tác Văn thư cần nắm vững các thông tư nghị định về bảng thời hạn bảo quản chi tiết của từng loại hồ sơ tài liệu.

IV. “Thời hạn bảo quản” và “Thời hạn nộp lưu” tài liệu có khác nhau không?

“Thời hạn bảo quản” và “Thời hạn nộp lưu” là hai khái niệm khác nhau trong công tác Lưu trữ, trong đó “Thời hạn bảo quản” là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu kể từ năm công việc kết thúc; còn “Thời hạn nộp lưu” là khoảng thời gian mà Nhà nước quy định tài liệu phải được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và vào Lưu trữ lịch sử để tập trung bảo quản. Theo quy định tại Điều 17 Luật Lưu trữ có có hai mức thời hạn bảo quản là: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn từ 05 năm đến dưới 70 năm.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.