7 bước trong quy trình số hóa tài liệu theo tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013

I. Số hóa tài liệu lưu trữ là gì

1.1. Nhìn chung về chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp hiện nay không đơn giản chỉ là xu hướng mà đang trở thành vấn đề tất yếu. Trong bối cảnh nền kinh kế nước nhà đang có bước chuyển mình để phù hợp với cách mạng công nghiệp 4.0. Chuyển đổi số là một thuật ngữ rất rộng với rất nhiều lĩnh vực, đi lên chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được rất nhiều vấn đề đang gặp phải. Để thực hiện vấn đề chuyển đổi số thành công thì bản thân doanh nghiệp cần thực hiện động bộ các vấn đề như: Hạ tầng số, số hóa hệ thống quản lý quản trị, số hóa tư liệu sản xuất.

1.2. Khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu là một hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Thông thường các dữ liệu được hình thành dưới dạng chữ, hình ảnh, âm thanh…sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số. Khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ trên quy mô toàn cầu. Số hóa tài liệu được xem là bài toán cần giải để giúp doanh nghiệp tối ưu các vấn đề trong phương thức quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật dữ liệu.

Số hóa tài liệu lưu trữ là một phần của chuyển đổi số, so với phương thức lưu trữ thông tin dưới dạng tài liệu giấy cần rất nhiều chi phí bảo quản và nhân sự đồng thời mất rất nhiều thời gian để trích xuất thông tin giữa một “rừng” tập hồ sơ trong kho lưu trữ. Việc chuyển đổi số trong công tác lưu trữ tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết hết các vấn đề trên thông qua hình thức quản lý dữ liệu trên máy tính.

II. Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện số hóa tài liệu ngay từ bây giờ

2.1. Số hóa tài liệu để đi trước đối thủ một bước, tại sao không?

Xây dựng mô hình quản trị thông minh, gia tăng năng suất và trải nghiệm của khách hàng và đối tác. Có nhiều thời gian hơn để phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới cho doanh nghiệp của mình.

2.2. Lý do cần thực hiện số hóa tài liệu

Nếu bạn còn đang tìm lý do để trì hoãn việc chuyển đổi số trong công tác lưu trữ (số hóa tài liệu) cho chính doanh nghiệp của mình. Thì hãy nhìn lại các lý do dưới đây để biết rằng vai trò của số hóa tài liệu lưu trữ  từ đó để lên kế hoạch hành động ngay nếu không muốn doanh nghiệp mình tụt lại phía sau:

• Tiết kiệm tới 80% chi phí dành cho việc mua sắm văn phòng phẩm, in ấn, diện tích kho lưu trữ cũng như vấn đề nhân sự phục vụ công tác quản lý hồ sơ.
• Giúp quá trình lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ thông tin tài liệu nhanh chóng và dễ dàng nhất tới nhân viên, khách hàng và đối tác.
• Tăng cường khả năng bảo mật thông tin: So với việc sử dụng tài liệu giấy dễ dàng bị thất lạc hay mất mát thông tin thì việc số hóa tài liệu giúp giảm tới 96% cho vấn đề này.
• Giúp quản lý, khai thác dữ liệu tập trung: Sau khi quy trình số hóa tài liệu thành công, toàn bộ thông tin dữ liệu nếu như trước đây được lưu trên giấy rồi chuyển vào các kho chứa. Thì giờ đây nó sẽ được tải lên hệ thống máy chủ để quản lý tập trung. Điều này sẽ giúp giảm thiểu tối đa số lượng tài liệu giấy cần lưu, đồng thời giúp quản lý thông tin được đồng bộ và bảo mật nhất. Cũng như người dùng có thể tiếp cận thông tin tài liệu mọi lúc mọi nơi ngay cả trên điện thoại di động.
• Tuổi thọ của tài liệu có thể là vĩnh viễn: Với phương pháp lưu trữ tài liệu giấy theo cách truyền thống trên giá kệ, thời gian lưu trữ càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Thậm chí, những tài liệu này còn có khả năng bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt,… Đặc biệt trong quá trình sử dụng cũng có thể bị thất thoát do người dùng sơ ý. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ được áp dụng tại các doanh nghiệp xuất hiện như một giải pháp tối ưu giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Thông tin được lưu trữ dạng số giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ bao lâu tùy ý mà không cần lo lắng về tuổi thọ tài liệu. Ngoài ra, số hóa tài liệu lưu trữ cũng giúp người dùng dễ dàng khôi phục và chỉnh lý tài liệu dễ dàng hơn.

III. 7 bước cơ bản trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ cho cơ quan và doanh nghiệp

3.1. Bước 1: Nhận bàn giao tài liệu giấy

Là bước mà nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tiếp nhận tài liệu được bàn giao từ phía khách hàng hoặc tới các kho chứa mà khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu. Qúa trình này cả hai bên cần tiến hành làm Biên bản giao nhận tài liệu để xác định được số lượng, tên phông (khối) tài liệu mà khách hàng bàn giao cho nhà cung cấp.

3.2. Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Kiểm tra tài liệu thu thập đồng thời phân loại theo phông (khối) tài liệu rồi phân bổ đến các trạm quét tài liệu. Để chuẩn bị tốt cho bước này thì tài liệu cần được lấy ra khỏi các bìa cứng, tháo bỏ ghim kẹp, và làm phẳng các trang tài liệu.

Khâu phân loại tài liệu cần phân loại riêng những tài liệu đã rách và hư hỏng để lên phương án phục hồi (nếu có thể).

3.3. Bước 3: Quét tài liệu

Thiết lập hệ thống: Scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu, tạo dữ liệu metadata.

Lựa chọn máy quyét tài liệu hợp lý để phù hợp với loại tài liệu giúp rút ngắn thời gian quét. Tùy thuộc vào từng loại tài liệu mà việc scan tài liệu cũng khác nhau. Nên áp dụng kỹ thuật scan từng tờ đối với hồ sơ lưu trữ thông thường, hay áp dụng kỹ thuật mới tiến bộ hơn như Bookscan đối với dạng tài liệu đòng quyển.

• Tài liệu hồ sơ bản giấy thông thường khổ A4 – A0 sẽ tiến hành trên máy quét tự động.
• Các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng.
• Các tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy được sẽ thực hiện trên máy quét sách A4 – A0.
• Các tài liệu chuyên biệt như film ảnh, hộ chiếu sẽ được thực hiện quét trên máy quét chuyên dụng.

3.4. Bước 4: Kiểm tra file sau khi quét

Việc kiểm tra file đầu ra file tài liệu sau khi quét) có thể chia làm 2 lần để đảm bảo chất lượng và không bị sai sót. Trường hợp tài liệu sau khi quét không đáp ứng yêu cầu như bị mờ, mất góc… cần được tiến hành quét lại:

• Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
• Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% file đầu ra

Tiêu chí kiểm tra bao gồm:

• Kiểm tra ảnh đầu ra đảm bảo đúng chất lượng và số lượng theo yêu cầu của khách hàng.
• Nếu không đạt yêu cầu cần tiến hành quét lại.
• Đối với tài liệu là bản giấy thông thường thì ảnh đầu ra sẽ là file PDF hoặc JPG theo yêu cầu của chủ đầu tư.

3.5. Bước 5: Nhập liệu dữ liệu

Quá trình nhập liệu có thể áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hỗn hợp cả hai:

• Nhập liệu tự động: Áp dụng đối với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới. với cách nhập liệu này nên sử dụng công nghệ OCR (nhận dang ký tự quang học) để bóc tách thông tin và nhập liệu tự động vào các trường thông tin yêu cầu.
• Nhập liệu thủ công: Áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được. Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin yêu cầu.

Các trường thông tin của tài liệu (metadata) sau khi được nhập liệu sẽ được lưu trữ trong file cơ sở dữ liệu, được liên kết với các file ảnh đã quét ở bước 3. Vì vậy Cơ sở dữ liệu số hóa cơ bản sẽ bao gồm các file ảnh và các file chứa các trường thôn tin đã nhập liệu.

3.6. Bước 6: Kiểm tra dữ liệu sau khi nhập liệu

Cũng giống như ở bước 3, quá trình này cần được kiểm tra 2 lần:

• Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
• Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% file đầu ra

Tiêu chí kiểm tra: Kiểm tra nội dung các trường nhập liệu đối chiếu với tài liệu gốc đã được quét ở bước 3. Nếu sai thì sửa lại và phần mềm có lưu vết các thông tin đã sửa.

3.7. Bước 7: Hoàn thiện cơ sở dữ liệu sau khi nhập liệu

Thực hiện hết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của khách hàng như: Máy chủ, thiết bị lưu trữ,… Tích hợp với các cơ sở dữ liệu khác hoặc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng nghiệp vụ khác của khách hàng nếu có yêu cầu.

IV. Các yêu cầu cần đạt được sau khi quy trình số hóa tài liệu hoàn thành

• Ảnh màu: Tất cả các trang tài liệu phải được scan ở chế độ màu.
• Độ phân giải: Tối thiểu 200 dpi
• Định dạng file: Cần được để PDF/A đồng thời dữ liệu của doanh nghiệp sau khi số hóa không được cho phép chỉnh sửa hoặc thêm bớt nội dung trên các trang tài liệu.
• Hỗ trợ tính năng PDF Searchable: Để có thể dễ dàng trích xuất và tìm kiếm thông tin bên trong tài liệu thì cần có tính năng này để có thể đọc được thông tin trên các file PDF.
• Hỗ trợ nhận dạng ORC Tiếng Việt: Mặc dù là một yêu cầu cơ bản song lại là yêu cầu khá khó mà hiện nay rất ít nhà cung cấp dịch vụ số hóa có thể đáp ứng được.