Nghề thư ký là gì? Chức năng và nhiệm vụ của người làm thư ký

I. Nghề thư ký là gì?

Thư ký (tiếng Anh là Secretary) là một từ rất thông dụng trên thế giới, chỉ một loại công việc, một loại nghề nghiệp phổ biến và quan trọng trong xã hội, đặc biệt là trong mối quan hệ với hoạt động quản lý của Công tác Hành chính Văn phòng. 

Cùng với sự phát triển, hội nhập của kinh tế thị trường, trong khoảng một thế kỷ trở lại đây, khái niệm thư ký bắt đầu được sử dụng rộng rãi trong xã hội với tư cách là một loại nghề nghiệp. Đã có nhiều công trình của các tác giả trong và ngoài nước nghiên cứu công phu và hệ thống về lao động của thư ký. Những công trình ấy đóng góp một phần không nhỏ vào việc tạo nên một cái nhìn ngày càng cụ thể, đầy đủ và đúng đắn hơn về nghề này.

Theo IPS (International Professional Secretaries) – Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp quốc tế thì “thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng (office skill), có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”.

Thư ký lãnh đạo là người giúp việc, trợ lý cho một tập thể quản lý hoặc cá nhân một thủ trưởng để giúp cho các cấp quản lý đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn.

II. Chức năng của người làm thư ký

Hoạt động thư ký bao gồm công tác văn bản, giấy tờ thông tin, giao tiếp và tổ chức công việc cho cấp quản lý. Theo cách quan niệm này thì nội hàm thư ký và trợ lý là trùng nhau. Đề thuận tiện cho việc theo dõi, kể từ đây, xin được gọi tắt thuật ngữ thư ký lãnh đạo thành thư ký.

Trong bối cảnh của một thời đại bùng nổ thông tin và tính cạnh tranh đang trở nên phổ biến trong mọi khía cạnh của cuộc sống con người, cả trong khu vực công và khu vực tư, cả trong khu vực chính trị lẫn khu vực kinh tế. Các thủ trưởng, lãnh đạo đang đứng trước những thách thức khó khăn hơn bao giờ hết. Thư ký lãnh đạo, hơn bao giờ hết, chịu trách nhiệm lớn lao trong việc rèn luyện và phát huy cao nhất sự tận tâm và trí lực của mình để hỗ trợ tốt nhất cho thủ trưởng.

Trên thực tế, hoạt động thư ký bao trùm các khía cạnh công việc và có chức năng chính như sau:

– Thứ nhất: Hoạt động thư ký bao gồm việc ghi chép, soạn thảo các văn bản, giấy tờ trong một cuộc họp, cuộc hội nghị hành chính hoặc khoa học. Khía cạnh này gắn với nghĩa gốc của từ thư ký trong nghĩa từ Hán Việt. Theo nghĩa này, những người thực hiện các nghiệp vụ trên được gọi là thư ký hội nghị, thư ký cuộc họp, thư ký đại hội hoặc thư ký hội đồng khoa học.

– Thứ hai: Hoạt động thư ký bao gồm các công việc liên quan đến nghiệp vụ văn thư (soạn thảo văn bản, đăng ký quản lý, lưu trữ và tổ chức phục vụ việc khai thác thông tin), giao tiếp cũng như thực hiện một số thủ tục hành chính văn phòng khác. Người ta gọi những người thực hiện các loại nhiệm vụ này là thư ký văn phòng.

– Thứ ba: Hoạt động thư ký là hoạt động trợ giúp, giúp việc trực tiếp cho một cấp quản lý nào đó, nhất là thủ trưởng cấp cao nhất trong tổ chức, cơ quan, công sở. Công việc thư ký, trong trường hợp này, liên quan đến toàn bộ những công việc kể từ nhận, chuyển công văn, giấy tờ liên quan trực tiếp đến thủ trưởng; đến thực hiện giao tiếp, liên lạc, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng ngày cho thủ trưởng. Hơn thế nữa, trách nhiệm của thư ký còn là dự thảo, soạn thảo các văn bản cho thủ trưởng để giúp họ quản lý cơ quan, đơn vị. Những người đảm nhận công việc này chính là các thư ký riêng, thư ký giám đốc hoặc thư ký lãnh đạo. Sự khác biệt của thư ký, theo góc độ này, chính là ở chỗ đối tượng phục vụ trực tiếp của hoạt động thư ký chính là cá nhân thủ trưởng.

– Thứ tư: Hoạt động thư ký là hoạt động quản lý, điều hành công việc của một tổ chức xã hội nào đó, như Tổng thư ký Hội nhà văn, Tổng thư ký Hội nhà báo,… Trong trường hợp này, hoạt động của thư ký mang đầy đủ tính chất lao động của thủ trưởng.

III. Quyền hạn và nhiệm vụ của người thư ký

3.1. Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân

– Tiếp khách đến liên hệ công tác với thủ trưởng và chuẩn bị các chuyến đi công tác của thủ trưởng.

– Giữ vững liên lạc với thủ trưởng trên đường đi công tác của thủ trưởng. Hướng dẫn một cách khái quát công việc của người tháp tùng và thu thập tình hình khi họ trở về.

– Làm trung gian trong quan hệ điện thoại của thủ trưởng.

– Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp và thảo luận do thủ trưởng triệu tập. 

3.2. Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản

– Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận thuộc quyền thủ trưởng, vào sổ các bưu phẩm đến và đi.

– Chăm lo việc giao và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận.

– Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của thủ trưởng, đánh máy công văn trao đổi của thủ trưởng.

– Kiểm tra thể thức và trình thủ trưởng ký.

3.3. Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc

– Lập lịch hàng ngày, tuần, tháng của thủ trưởng.

– Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng. 

– Chăm lo sắp xếp phòng làm việc của thủ trưởng.

3.4. Những nhiệm vụ khác

– Sắp xếp, bảo quản những văn bản, hồ sơ nguyên tắc.

– Báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, những lần đi liên hệ công tác, những sự kiện quan trọng trong cơ quan, xí nghiệp.

– Quản lý thư viện, tư liệu riêng của thủ trưởng, chăm lo chuyện tạp chí trong các bộ phận thuộc quyền của thủ trưởng.

– Tổ chức một số công việc thuộc hành chính, sự vụ có tính chất cá nhân (những bộ phận của thủ trưởng) các vấn đề thuộc về phương tiện đi lại, các vấn đề thuộc lĩnh vực kinh tế (trang bị cho văn phòng thủ trưởng).

– Chăm lo một số công việc cần thiết khác do thủ trưởng giao thêm.

Xem thêm:

• Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng trong bộ máy hành chính
• Ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng

IV. Đặc điểm lao động của nghề thư ký

Bản chất của lao động thư ký là hỗ trợ, giúp việc. Hoạt động của thư ký được xác định trong phạm vi mối quan hệ trực tiếp và thường xuyên với nhà quản lý và với các nhân viên khác trong cơ quan, tổ chức. Thách thức đặt ra đối với thư ký là làm sao phục vụ tốt nhất cho hoạt động của nhà quản lý và biết giới hạn của mình trong vai trò của người trợ giúp. Kết quả lao động của thư ký được đo thông qua sự đóng góp của mình vào kết quả lao động của thủ trưởng.

4.1. Những yêu cầu đối với người thư ký

– Phải được thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với sự tin cậy đó.

– Phải có tính cách sau: Thẳng thắn, cởi mở trong công tác, chân thành, chu đáo với mọi việc, trung thực, vững vàng, nhanh nhẹn, kiên quyết, kịp thời, công bằng, bền bỉ, kỷ luật, chính xác và nhanh chóng.

4.2. Năng lực cần có của người làm nghề thư ký

– Xử sự chính xác đối với mọi người: Chú ý đến mọi người, Nghệ thuật tạo mối quan hệ, nhạy cảm suy nghĩ về tình hình người khác, tôn trọng và chân thành giúp đỡ. 

– Biết tự kiềm chế mình: Giữ bình tĩnh ngay cả khi có tình huống căng thẳng , chín chắn khi phát ngôn. 

– Được tin cậy trong việc hoàn thành nhiệm vụ: Do thủ trưởng giao hoặc do bản thân tự chủ động, khi không có sự kiểm tra của thủ trưởng.

– Tín kín đáo: Không tiết lộ bí mật và không nói với người không có trách nhiệm về công việc của người khác và về thủ trưởng hoặc cơ quan mình. Kín đáo nhưng phải kịp thời thông báo cho thủ trưởng những nét quan trọng trong sinh hoạt của những người cộng sự của thủ trưởng. Khi ra khỏi phòng làm việc phải gọn gàng, ngăn nắp, các hồ sơ tài liệu không để kẻ khác lợi dụng. 

– Tính triệt để: Nhất là công việc thống kê và kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép kỹ, chuyển những lời nhắn, quản lý kỹ các văn bản mật.

– Biết tổ chức và phối hợp hợp lý: Có ý thức đối với tính phương pháp, ngăn nắp trật tự trong phòng làm việc của mình và của thủ trưởng .

– Quyết định chính xác và kịp thời.

– Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp cho mỗi tình huống.

– Phản ứng và tự định hướng một cách nhanh chóng.

– Biết tập trung và biết thay đổi sự chú ý trong quá trình thường xuyên động kể cả trong môi trường có tính chất câu lạc bộ.

– Có trí nhớ chính xác: Nhớ về các cá nhân, sự kiện, nhớ vị trí sắp xếp các văn bản, những địa dư, những mốc thời gian, số liệu, những sự kiện khác nhau diễn ra hàng ngày. 

– Suy nghĩ một cách lôgic, dẻo dai, phân biệt bản chất và hiện tượng.

– Biết thích ứng: Tùy theo tính cách của mỗi thủ trưởng, tôn trọng phong cách và tự thích ứng.

– Tính chủ động (phải từng bước nâng cao): Dự đoán những cái gì thủ trưởng sẽ cần, tự làm những công việc vụn vặt khi biết chắc chắn làm như vậy cũng giống như thủ trưởng tự làm, chuẩn bị những tiền đề cần thiết cho công việc, tự phân chia thời gian các cuộc điện đàm và liên hệ công tác, giải quyết vấn đề văn bản có tính chất hình thức, ít ý nghĩa.

– Ân cần đối với những nhiệm vụ được giao thêm không thuộc phạm vi người thư ký phải làm, không được để ảnh hưởng đến hoạt động có tính trách nhiệm của người thư ký, coi công việc được giao thêm là bình đẳng với mọi công việc của các bộ phận khác và hoàn thành với tinh thần trách nhiệm cao, với thái độ ân cần, thoải mái thực sự. 

– Tính tế nhị: Lễ độ, thân mật và kiên trì. Phải biết chiến thắng tâm trạng không hài lòng hoặc sự phân tán, thiếu kiên trì, mệt mỏi, quá xúc cảm kể cả thái độ kiểu bạn bè đối với những người cộng tác. Giữ mức độ vừa đủ trong mọi mối quan hệ.

4.3. Các kỹ năng cần thiết đối với người thư ký

Người thư ký phải có các kỹ năng sau:

• Kỹ năng tổ chức công việc một cách khoa học.
• Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng.
• Kỹ năng giao tiếp: Đọc nghe, nói, viết.
• Kỹ năng ghi chép nhanh, chính xác.
• Kỹ năng tốc ký, bằng tay hoặc bằng máy vi tính.
• Kỹ năng soạn thảo, biên tập văn bản.
• Kỹ năng điều hành.