Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán phổ biến thường gặp

Nếu bạn là một người làm kế toán hoặc làm các công việc khác có liên quan tới kế toán, kiểm toán bạn sẽ thường xuyên phải tiếp xúc, đối mặt với các giấy tờ, hồ sơ là chứng từ kế toán (CTKT). Bài viết sau Đức Thịnh Phát Jsc sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn khái niệm chứng từ kê toán nói chung và khái niệm cũng như đặc điểm các loại chứng từ kế toán phổ biến. Mặc dù là các thông tin cơ bản, song sẽ phần nào đó trang bị cho bạn các kiến thức để có kế hoạch quản lý, lưu trữ chúng một cách khoa học tạo ra sự hiệu quả trong các công việc liên quan tới nghiệp vụ kế toán kiểm toán. 

I- Chứng từ kế toán là gì?

1.1. Khái niệm

Căn cứ theo Luật Kế toán Số 88/2015/QH13 thì khái niệm chứng từ kế toán (trong Tiếng Anh là Financial paper) được hiểu như sau: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

1.2. Các nội dung phải có trong chứng từ kế toán

Cũng theo Luật Kế toán Số 88/2015/QH13 quy định CTKT bắt buộc phải có các nội dung chủ yếu như sau: 

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
• Ngoài ra, có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

II- Chứng từ kế toán bao gồm những gì?

Đôi khi chính vì sự đa dạng của rất nhiều loại CTKT mà làm bản thân chúng ta bị loạn. Để bạn dễ hình dung hơn, trong bài viết này Đức Thịnh Phát sẽ chỉ nêu ra các loại chứng từ mà bạn thường xuyên gặp trong quá trình làm việc, theo cách phân loại liên quan tới những đầu việc trong doanh nghiệp mà bạn hay phải đối mặt. 

Xem thêm: 

• Quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao nhiêu năm?
• Trình tự xử lý tiêu hủy chứng từ tài liệu kế toán hết thời gian lưu trữ
• Hướng dẫn chi tiết thủ tục hủy hóa đơn giấy cho người làm kế toán

2.1. Chứng từ kế toán liên quan đến mua/bán hàng hóa, dịch vụ 

CTKT trong hoạt động mua bán hàng hóa rất quan trọng, một số chứng từ kế toán phổ biến trọng hoạt động mua bán hàng hóa cụ thể như sau: 

2.1.1. Hóa đơn GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn được gọi là Hóa đơn đỏ) là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn GTGT sẽ thể hiện các nội dung liên quan tới số lượng, giá cả … nhằm tạo điều kiện thuận lợi và minh bạch cho các bên  thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả hơn, mà còn là căn cứ để các bên có thể giải quyết các tranh chấp và là căn cứ liên quan đến vấn đề thuế thu nhập của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. 

Mới đây, Tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời hạn bắt buộc hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đến ngày 1/7/2022.

2.1.2. Tờ khai Hải quan

Tờ khai hải quan (Dịch sang Tiếng anh là Customs Declaration) là loại chứng từ mà ở đó, chủ hàng (người xuất khẩu & người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam. Tờ khai hải quan là mẫu chứng từ bắt buộc cần có và cần phải kê khai đối với bất kì cá nhân hoặc doanh nghiệp muốn xuất nhập khẩu hàng hóa ra vào lãnh thổ Việt Nam.

2.1.3. Hợp đồng kinh tế

Hợp đồng kinh tế (trong Tiếng Anh là economic contracts) là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học – kỹ thuật vào các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình.

Hợp đồng kinh tế là sản phẩm của nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung, nó có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch của mỗi đơn vị kinh tế, là cầu nối giữa kế hoạch kinh doanh với quan hệ thị trường.

2.1.4. Phiếu xuất kho 

Phiếu xuất kho (trong Tiếng Anh là “Goods delivery note” hay “Inventory delivery voucher) là loại chứng từ dùng để theo dõi theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, vật dụng, sản phẩm hàng hóa…. xuất kho cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng, phiếu xuất kho làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, cũng để thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

2.1.5. Phiếu nhập kho 

Phiếu nhập kho (trong tiếng Anh là “Goods received note” hay “Inventory receiving voucher”) là chứng từ được lập khi: hàng hóa cần cho về đến công ty cần cho vào nhập kho để lưu trữ. Để ghi nhận số lượng vật tư, công cụ hoặc dụng cụ, hàng hóa…nhập vào kho. Thông qua đó để làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ sách kế toán.

2.2. Chứng từ liên quan tới Ngân hàng

Các CTKT liên quan tới Ngân hàng là các hồ sơ thủ tục chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, và là cơ sở để hạch toán vào sổ sách kế toán tại các Ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng. Một số loại chứng từ phổ biến liên quan tới ngân hàng như sau: 

2.2.1. Giấy báo có

Giấy báo có của ngân hàng là chứng từ xác nhận số tiền từ người khác hoặc từ nơi khác chuyển đến số tài khoản của bạn. Tuy nhiên, không phải tài khoản nào cũng được ngân hàng cung cấp loại giấy chứng từ này. Chỉ với những tài khoản thường xuyên giao dịch số tiền lớn như công ty, doanh nghiệp,…mới được ngân hàng cung cấp. 

2.2.2. Giấy báo nợ 

Giấy báo nợ (trong Tiếng Anh gọi là “Debit note”) là loại chứng từ xuất hiện khi 2 doanh nghiệp giao dịch mua bán với nhau, nhưng bên bán chưa nhận được phần tiền thanh toán từ bên mua hàng hóa, dịch vụ. Cũng có thể hiểu là khi công ty bạn trả tiền cho khách hàng, thì ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ để kế toán căn cứ ghi sổ sách. Giấy báo nợ không bắt buộc đối với cá nhân là người bán hay người mua, tuy nhiên đối với các doanh nghiệp thì giấy báo nợ là loại chứng từ quan trọng dùng để làm căn cứ ghi sổ sách và đối chiếu kiểm tra khi cần thiết. 

2.2.3. Giấy nhận nợ

Giấy nhận nợ (hay khế ước nhận nợ) là biên bản thỏa thuận xác nhận nợ của bên cho vay và bên đi vay nhằm đảm bảo các vấn đề về mặt pháp lý, tránh những tranh chấp xảy ra sau này. Giấy nhận nợ là văn bản kèm theo và không thể tách rời hợp đồng cho vay.

Khái niệm giấy nhận nợ là gì còn có thể hiểu là chứng từ xác nhận nghĩa vụ trả nợ của cá nhân, doanh nghiệp đối với bên cho vay tiền, bên bán hàng hoặc ngân hàng. Do đó, mẫu giấy xác nhận nợ là giấy tờ quan trọng trong việc xác định khoản nợ phải trả, thời điểm trả nợ và xác định mức độ vi phạm thỏa thuận nếu bên nợ không cam kết trả nợ đúng nội dung đã ghi.

2.2.4. Ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi hay còn gọi là lệnh chi (trong tiếng Anh là “Payment order”) là phương thức thanh toán mà người trả tiền sẽ lập lệnh thanh toán theo mẫu mà ngân hàng cung cấp. Sau đó, người trả tiền sẽ gửi lại ngân hàng tại nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của mình bằng với số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng.

Một cách đơn giản hơn thì Ủy nhiệm chi là một loại chứng từ giao dịch mà phía người trả tiền sẽ lập với mục đích ủy quyền cho ngân hàng thanh toán số tiền cho người thụ hưởng.

2.2.5. Séc

Séc là chứng từ thanh toán ghi nhận lệnh trả tiền của chủ tài khoản hoặc người đại diện, của chủ tài khoản, được lập trên mẫu in sẵn theo thể thức luật định. Theo đó, tổ chức quản lý tài khoản trích một khoản tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán vô điều kiện để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trên séc

2.3. Chứng từ liên quan tới thanh toán tiền mặt

2.3.1. Phiếu thu 

Phiếu thu (trong Tiếng Anh gọi là (Receipts”) được xem là biểu mẫu, chứng từ kế toán hợp pháp được sử dụng để ghi lại những giao dịch thu với đối tác, khách hàng đã hoàn thành việc thanh toán khi sử dụng, mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Hiện nay, đối với mỗi doanh nghiệp thì phiếu thu đóng vai trò khá quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, mọi khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp đều phải có phiếu thu.

2.3.2. Phiếu chi

Phiếu chi là một chứng từ rất quan trọng và cần thiết đối với ngành kế toán cũng như trong công việc kế toán. Mẫu phiếu chi excel được lập nhằm quản lý chi tiêu của doanh nghiệp, và được coi đây là chứng từ kế toán tiền mặt. Mẫu phiếu chi thường do kế toán của doanh nghiệp lập khi có phát sinh tiền mặt.

Phiếu chi thường được lập ra nhằm xác định những khoản tiền mặt hoặc những khoản tiền ngoại tệ thực tế khi thực hiện xuất quỹ. Các khoản tiền sẽ được ghi chép rõ ràng và trở thành căn cứ để thủ quỹ kiểm soát tính toán tài chính doanh nghiệp, đảm bảo được tính rõ ràng, minh bạch các khoản chi thu của nghiệp.

2.3.3. Giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán là mẫu giấy tờ dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa được tạm ứng trong việc tổng hợp các khoản chi đã chi có chứng từ kèm theo để được thanh toán.

Giấy đề nghị thanh toán được coi là hợp lệ và được duyệt chỉ khi cá nhân tự bỏ tiền của mình chi cho những công việc, hoạt động chung của tập thể mà có được sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên. Đối với trường hợp cá nhân tự ý chi mà không có sự cho phép của cấp trên thì coi như đề nghị thanh toán đó không hợp lệ và cá nhân đó sẽ không được thanh toán khoản tiền đã bỏ ra.

2.3.4. Giấy đề nghị tạm ứng 

Giấy đề nghị tạm ứng là mẫu chứng từ kế toán được ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 107/2017/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính sử dụng làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho nhân viên tạm ứng để đi công tác, giải quyết việc của cơ quan đơn vị hoặc việc cá nhân. Các bạn có thể tải mẫu giấy đề nghị tạm ứng và điền đầy đủ thông tin cần thiết trong mẫu phiếu.

2.4. Chứng từ liên quan tới tiền lương

2.4.1. Bảng thanh toán tiền lương 

Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.

2.4.2. Bảng thanh toán tiền thưởng 

Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế toán.

2.4.3. Bảng chấm công:

Bảng chấm công là loại chứng từ lập ra dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, … để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.

2.4.4. Bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng chấm công làm thêm là mẫu chứng từ kế toán thuộc quyền sử dụng và trách nhiệm của người phụ trách (hay còn gọi là quản lý) nhằm theo dõi việc làm thêm ngoài giờ của các nhân viên lao động trong các tổ chức, đơn vị.

III- Ý nghĩa của chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp 

CTKT được xem là khởi đầu của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị mình. Mỗi CTKT đề có vai trò quan trọng khó thể thay thế. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán. Chúng ta có thể gói gọn ý nghĩa của chứng từ kế toán như sau: 

• Lập chứng từ kế toán là ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ và là căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh
• Lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh tính chất pháp lý và chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán.
• Chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của đơn vị. 
• Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, tố cáo các hành vi sai phạm.
• Là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước và xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của cá nhân, đơn vị.