Khái niệm và vai trò của công tác Văn thư trong bộ máy hành chính

I. Khái niệm về công tác Văn thư

1.1. Vai trò của văn bản trong công tác văn thư

Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội, các tổ chức kinh tế (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, kí văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng kí, lập hồ sơ…. Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư ( sau đây gọi tắt là CTVT) và đã thở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức.

1.2. Công tác văn thư là gì?

Từ những nội dung đã nêu trên, ta có thể định nghĩa CTVT như sau: CTVT là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

II. Đặc điểm và vai trò của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức chính trị và xã hội

Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật: Để làm tốt công tác này, đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các nghiệp vụ có liên quan như: kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… bằng phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin.

CTVT mang tính chất chính trị cao: Bởi vì những nội dung của CTVT đều phục vụ cho hoạt động quản lý, tức phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hành các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước nói chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng.

CTVT liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức: Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình, hoặc ít hoặc nhiều đều làm các công việc liên quan tới văn bản, tức là đã làm một phần việc của công tác Văn thư Lưu trữ.

Ví dụ: Lãnh đạo cơ quan hàng ngày phải duyệt và ký văn bản, các chuyên viên, tư ký giúp việc soạn thảo văn bản: các cán bộ văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ văn bản đi, đến, theo dõi việc giải quyết văn bản… Chính vì vậy, trong một cơ quan, tổ chức hễ có người nào làm một trong những công việc nói trên đều làm CTVT hoặc công tác công văn, giấy tờ. Có thể gọi những người này là cán bộ làm công văn, giấy tờ.

Hiện nay, thuật ngữ “cán bộ văn thư” được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức là cụm từ dùng để chỉ những cán bộ, viên chức chuyên trách làm một số phần việc của CTVT như soạn thảo các văn bản quy định, hướng dẫn CTVT, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan, đơn vị. Tiếp nhận, chuyển giao văn bản, đăng kí văn bản đi, đến; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký; bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức… Bất kỳ cơ quan nào cũng có một hoặc một số người được bố trí làm những công việc này. Họ thuộc ngạch công chức được xếp hạng theo quy định của Nhà nước như cán sự văn thư, chuyên viên văn thư,…

Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị – xã hội, mà là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức. Điều này hoàn toàn khác với công tác lưu trữ, là một ngành hoạt động của Nhà nước hoặc rộng hơn là của xã hội. Tuy nhiên, để làm tốt CTVT cần có sự quản lý và chỉ đạo thống nhất về tổ chức cũng như chuyên môn nghiệp vụ trong từng cơ quan, tổ chức nói riêng, trong phạm vi toàn quốc nói chung.

Xem thêm:

• Ý nghĩa của công tác Văn thư Lưu trữ trong cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp
• Những quy định trong nội dung công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

Trần Đức Thịnh

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về chuyển đổi số trong Công tác Lưu trữ tại các cơ quan và doanh nghiệp.