Khái niệm một số thuật ngữ cần hiểu rõ trong Luật Lưu trữ 2011

1. Khái niệm “Tài liệu” và “tài liệu lưu trữ” có điểm gì giống và khác nhau trong Luật Lưu trữ 2011?

Theo giải thích tại Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 thì “Tài liệu” và “Tài liệu lưu trữ” giống nhau ở chỗ đều là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Đó là văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm…

Tuy nhiên, “Tài liệu lưu trữ” khác với “Tài liệu” ở chỗ tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị để phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ và phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Để biết một cách sâu sắc hơn về sự khác nhau của 2 thuật ngữ này thì bạn cần tìm hiểu rõ khái niệm ” tài liệu là gì“, “tài liệu lưu trữ là gì” 

2. “Lưu trữ cơ quan” và “Lưu trữ hiện hành” có phải chỉ khác nhau về tên gọi và hiện nay nên sử dụng khái niệm nào cho thống nhất?

Khái niệm “Lưu trữ hiện hành” được pháp luật hóa lần đầu tại Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, trong đó tại Điều 2 có giải thích “Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức”.

Tại Luật Lưu trữ 2011, không sử dụng khái niệm “Lưu trữ hiện hành” mà sử dụng khái niệm “Lưu trữ cơ quan” và tại Khoản 4 Điều 2 có giải thích “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ (tức hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ) đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Với giải thích trên đây cho thấy, xét về tính chất và nhiệm vụ thì “Lưu trữ hiện hành” và “Lưu trữ cơ quan” chỉ khác nhau về tên gọi.

Hiện nay nên sử dụng khái niệm “Lưu trữ cơ quan”. Sử dụng khái niệm “Lưu trữ cơ quan” vừa dễ hiểu và vừa phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành nếu trong trường hợp về cùng một vấn đề mà có quy định khác nhau thì thực hiện theo quy định tại văn bản có giá trị pháp lý cao hơn, nghĩa là theo quy định tại Luật Lưu trữ. Hơn nữa, kể từ khi Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua năm 2011 thì Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 cũng đã hết hiệu lực thi hành.

3. Khái niệm “Lưu trữ lịch sử” và “Lưu trữ cố định” có điểm gì giống và khác nhau trong Luật Lưu trữ 2011?

“Lưu trữ lịch sử” và “Lưu trữ cố định” đều là khái niệm được sử dụng để chỉ tổ chức trực tiếp thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị; bảo quản, thống kê; phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ và đều là nơi bảo quản cố định tài liệu hay nói cách khác, tài liệu ở Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cố định về cơ bản không phải chuyển giao đến nơi khác để bảo quản.

Tuy nhiên, “Lưu trữ lịch sử” và “Lưu trữ cố định” có những điểm khác nhau, cụ thể là:

• Thẩm quyền quyết định thành lập Lưu trữ lịch sử là cơ quan có thẩm quyền của Đảng hoặc Nhà nước ra quyết định thành lập, trong khi đó, Lưu trữ cố định do người đứng đầu cơ quan có tài liệu lập ra;
• Lưu trữ lịch sử về nguyên tắc chỉ tiếp nhận tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của Lưu trữ lịch sử đã được cơ quan có thẩm quyền xác định; trong khi đó Lưu trữ cố định chỉ tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị trong cơ quan, bao gồm cả hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ bảo quản có thời hạn;
• Hồ sơ, tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử về cơ bản không bị hủy nhưng hồ sơ bảo quản tại Lưu trữ cố định có thể bị hủy bỏ nếu cơ quan xét thấy không cần thiết phải giữ lại để phục vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử của cơ quan.

4. Tại sao cấp huyện là cấp hành chính ở địa phương lại không được tổ chức Lưu trữ lịch sử để tập trung bảo quản tài liệu có giá trị lịch sử của huyện?

Theo quy định tại Điều 19 Luật Lưu trữ 2011 thì Lưu trữ lịch sử chỉ được tổ chức ở Trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Tuy cấp huyện là một cấp hành chính ở địa phương nhưng lại không được tổ chức Lưu trữ lịch sử để tập trung bảo quản tài liệu có giá trị lịch sử của huyện vì những lý do sau:

• Một là, thực tế cho thấy, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn ở cấp huyện không nhiều, chiếm khoảng trên 10% so với tổng số tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
• Hai là, hoạt động lưu trữ là một hoạt động không chỉ có tính nghiệp vụ chuyên môn sâu mà còn đòi hỏi phải có sự đầu tư lớn về cơ sở vật chất và kinh phí. Do vậy, việc chuyển tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ cấp huyện lên cấp tỉnh bảo quản không chỉ hạn chế việc đầu tư dàn trải mà còn nhằm tập trung cao độ mọi nguồn lực (nhân lực, tài lực, vật lực) để thực hiện tốt các hoạt động lưu trữ, đặc biệt là để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của tỉnh;
• Ba là, việc tập trung bảo quản toàn bộ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của tỉnh sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu tại địa phương.

Tìm hiểu thêm:

• Những nội dung cơ bản cần biết về Luật Lưu trữ 2011
• 9 bước trong quy trình và thủ tục hủy tài liệu hết giá trị tại cơ quan, tổ chức

Trần Đức Thịnh

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về chuyển đổi số trong Công tác Lưu trữ tại các cơ quan và doanh nghiệp.