Những yêu cầu đối với người làm cán bộ văn thư cơ quan

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngành công chức văn thư theo quy định của pháp luật. Trong thực tế, người cán bộ văn thư cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản:

• Yêu cầu về phẩm chất chính trị 
• Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
• Những yêu cầu khác (đặc biệt là đạo đức công vụ).

1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị

Người cán bộ văn thư cơ quan hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị cụ thể là:

• Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với cơ quan và trung thành với chính bản thân mình.
• Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào.
• Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình.
• Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên.

2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt: Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.

2.1. Về lý luận nghiệp vụ

Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Điều quan trọng đặt ra không những chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có ý thức luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác; từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ.

2.2. Về kỹ năng thực hành

Người cán bộ văn thư không chỉ phải nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, có chất lượng và năng suất cao. Quá trình thực hành các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ. 

Xem thêm: 

• Ý nghĩa của công tác Văn thư Lưu trữ trong cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp
• Khái niệm và vai trò của công tác Văn thư trong bộ máy hành chính
• Những quy định trong nội dung công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

3. Những yêu cầu khác

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ người lao động nào như tính trung thực, thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng, mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:

3.1. Tính bí mật 

 Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể: 

• Có sự kín đáo. 
• Có ý thức giữ gìn bí mật.
• Bất cứ trong trường hợp nào, khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác.

3.2. Tính tỉ mỉ

Nội dung công việc hàng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy, cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:

• Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn.
• Giữ đúng tất cả các quy định chi tiết phải thực hiện trong các công việc hàng ngày như tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, bảo quản và sử dụng con dấu.
• Không sử dụng bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.

3.3. Tính thận trọng

Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng, đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư những trường hợp nghi ngờ văn bản, giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định hoặc giả có những đề xuất mới trong tổ chức cải tiến công việc. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm.

3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng 

Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư. Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng, ngăn nắp trật tự thì sẽ ảnh hưởng đến công việc.

Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư

3.5. Tính tin cậy

Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan. Vì vậy, người văn thư luôn luôn phải thể hiện tính tin cậy. Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra mọi công việc của văn thư

Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư Vì vậy cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để thủ trưởng có thể yên tâm làm việc. Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm.

3.6. Tính nguyên tắc

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư cũng phải giữ đúng các chế độ đã được quy định, không được phép thay đổi các quy định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định.

Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác có quy định của Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định.

3.7. Tinh tế nhị

Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau, vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ không đúng mức kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết.

Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc. Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày cũng chiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè, đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan. Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc.