Quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao nhiêu năm?

Hiện nay, do lượng chứng từ, tài liệu kế toán phát sinh ngày càng nhiều gây nên khó khăn trong việc quản lý cũng như lưu trữ bảo quản. Rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp muốn tiến hành công tác tiêu hủy tài liệu để giảm bớt gánh nặng lưu trữ đồng thời để giải phóng diện tích văn phòng làm việc và kho chứa. Song có một vấn đề mà nhiều người, nhiều doanh nghiệp gặp phải. Là họ đang thiếu thông tin hoặc chưa biết xác định thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, để biết chính xác hồ sơ nào được phép đem đi tiêu hủy, hồ sơ nào cần phải giữ lại lưu trữ đúng theo thời hạn quy định. 

Các thông tin dưới đây được ducthinhphat.com biên soạn và tổng hợp lại từ nội dung Theo Nghị định Số: 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán, Thông tư Số: 155/2013/TT-BTC quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính. Hy vọng rằng các thông tin này sẽ giúp bạn làm tốt công tác xác định giá trị của từng loại hồ sơ, đề từ đó có những kế hoạch quản lý, lưu trữ cũng như tránh được việc hủy mất các tài liệu vẫn còn thời hạn bảo quản. 

1- Những quy định trong việc lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán 

1.1. Một số khái niệm cần biết trong quy định thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

• “Thời hạn bảo quản tài liệu” là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
• “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn” là tài liệu có ý nghĩa và giá trị sử dụng không phụ thuộc vào thời gian. Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp), sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, những giai đoạn, thời điểm lịch sử; nếu cần thiết có thể nâng các hồ sơ, tài liệu thuộc đối tượng bảo quản có thời hạn lên mức bảo quản vĩnh viễn.
• “Tài liệu bảo quản có thời hạn” là tài liệu được xác định thời hạn bảo quản dưới 71 năm. Và  là những tài liệu được xác định cụ thể thời hạn bảo quản bằng số năm tính từ ngày văn bản được ban hành, hoặc từ ngày hồ sơ công việc được giải quyết xong. Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp), đến khi hết hạn bảo quản sẽ được thống kê, trình Hội đồng Xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

1.2. Các loại chứng từ tài liệu kế toán cần phải lưu trữ bảo quản 

Theo Điều 8, Nghị định Số: 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán thì loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

• Chứng từ kế toán.
• Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
• Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
• Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

2- Quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao nhiêu năm?

2.1. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

• Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
• Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Trường hợp các loại  tài liệu kế toán được nêu ở trên  mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

2.2. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
• Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
• Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
• Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

2.3. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

• Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
• Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
• Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
• Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
• Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

3- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu liên quan tới kế toán

3.1. Hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành tài chính dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của ngành tài chính. 

Căn cứ Thông tư Số: 155/2013/TT-BT các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính cụ thể hóa thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài liệu của các lĩnh vực chuyên ngành. Mức xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu không được thấp hơn mức quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.

Trường hợp thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm theo Thông tư này thì các đơn vị có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác định.

Các cơ quan, đơn vị ngoài ngành tài chính có thể áp dụng để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cho khối tài liệu có liên quan về quản lý tài chính, ngân sách.

3.2. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính áp dụng đối với các nhóm hồ sơ, tài liệu sau:

A- Tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị

• Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp
• Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
• Nhóm 3: Tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo và bảo vệ chính trị
• Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương
• Nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán, tài sản
• Nhóm 6: Tài liệu xây dựng cơ bản
• Nhóm 7: Tài liệu khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin
• Nhóm 8: Tài liệu hợp tác quốc tế
• Nhóm 9: Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
• Nhóm 10: Tài liệu thi đua, khen thưởng
• Nhóm 11: Tài liệu pháp chế
• Nhóm 12: Tài liệu xuất bản, báo chí, tuyên truyền
• Nhóm 13: Tài liệu hành chính văn thư, lưu trữ, quản trị công sở
• Nhóm 14: Tài liệu của tổ chức Đảng
• Nhóm 15: Tài liệu của tổ chức Công đoàn
• Nhóm 16: Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên

B- Tài liệu chuyên ngành phân theo từng lĩnh vực hoạt động

• Nhóm 1: Tài liệu quản lý tài chính – ngân sách
• Nhóm 2: Tài liệu quản lý vốn đầu tư phát triển thuộc ngân sách nhà nước
• Nhóm 3: Tài liệu quản lý nhà nước về kế toán, kiểm toán
• Nhóm 4: Tài liệu quản lý nợ và tài chính đối ngoại
• Nhóm 5: Tài liệu quản lý tài chính doanh nghiệp
• Nhóm 6: Tài liệu quản lý nhà nước về giá
• Nhóm 7: Tài liệu quản lý tài chính ngân hàng và các tổ chức tài chính
• Nhóm 8: Tài liệu quản lý và giám sát bảo hiểm
• Nhóm 9: Tài liệu quản lý công sản
• Nhóm 10: Tài liệu lĩnh vực thuế nội địa
• Nhóm 11: Tài liệu lĩnh vực hải quan và thuế xuất nhập khẩu
• Nhóm 12: Tài liệu lĩnh vực kho bạc Nhà nước
• Nhóm 13: Tài liệu lĩnh vực dự trữ Nhà nước
• Nhóm 14: Tài liệu lĩnh vực chứng khoán
• Nhóm 15: Tài liệu lĩnh vực giáo dục đào tạo

Nếu bạn đang muốn tìm hiểu xem loại chứng từ, tài liệu kế toán cụ thể nào đó của mình có thời hạn lưu trữ bao lâu. Hãy xem hoặc tải bảng thời hạn lưu trữ chi tiết của từng nhóm chứng từ tài liệu kế toán tại liên kết sau: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WZ6l1IdmAs3pVFArSbs1qhWM2E89cb6dNfkIVp0B7Tc/edit?usp=sharing 

4- Làm mất chứng từ tài liệu kế toán sẽ bị xử lý như thế nào? 

Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP việc làm mất chứng từ kế toán, tài liệu kế toán tùy vào mức độ và hành vi vi phạm sẽ có những hình thức xử lý như sau:

STT	HÌNH THỨC XỬ LÝ	HÀNH VI VI PHẠM
01	Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:	– Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời gian quy định – Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
02	Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:	– Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định. – Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ. – Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định. – Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
03	Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:	– Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự. – Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy, và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

 

5- Làm mất hóa đơn GTGT sẽ bị xử lý như thế nào? 

Hóa đơn GTGT là loại chứng từ kế toán do bên bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của Pháp luật. Căn cứ Theo Công văn 1712/TCT-CS ngày 08/05/2019 của Tổng cục thuế thì tùy vào mức độ vi phạm khi làm mất hóa đơn GTGT, người làm mất có thể bị xử lý như sau: 

STT	HÌNH THỨC XỬ LÝ	HÀNH VI VI PHẠM
01	Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:	Làm mất Liên 1 hoặc Liên 3 của hóa đơn GTGT đã phát hành, đã lập
02	Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:	– Làm mất, cháy, hỏng Liên 2 hóa đơn (Liên giao cho khách hàng) đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn, hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền. – Trường hợp mất, cháy, hỏng Liên 2 hóa đơn (Liên giao cho khách hàng) đã lập, người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt. Nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.