5 sai lầm thường gặp khi tiêu hủy tài liệu giấy hết giá trị

Tài liệu giấy là công cụ lưu trữ 80% thông tin liên quan tới quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Việc tiêu hủy tài liệu giấy hết giá trị mặc dù là công việc không thường xuyên, song lại vô cùng quan trọng để đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin. Trong bài viết này chúng ta hãy cùng Đức Thịnh Phát tìm hiểu và phân tích những đặc điểm và sai lầm thường gặp khi thực hiện công tác hủy tài liệu để bạn có thể đúc rút kinh nghiệm cho mình, bởi biết đâu một ngày nào đó bạn được cơ quan, doanh nghiệp giao trọng trách “to lớn” này. 

I- Lúc nào doanh nghiệp cần tiến hành tiêu hủy tài liệu giấy

Có rất nhiều nguyên nhân để doanh nghiệp của bạn phải thực hiện hủy tài liệu ngay khi có thể, bao gồm những lý do sau đây: 

1.1. Khi tài liệu đã hết giá trị

Như một số bài viết trước đây mà Đức Thịnh Phát đã đề cập, tài liệu hết giá trị bao gồm các loại phông (khối) tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ bảo quản hoặc bị trùng lặp trong quá trình chỉnh lý hồ sơ. Đa phần các tài liệu này đã không còn giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn và doanh nghiệp cần cân nhắc việc tiêu hủy chúng theo đúng quy định của Luật Lưu trữ hoặc theo Nghị định Số: 174/2016/NĐ-CP của Luật Kế toán. 

1.2. Khi cần giải phóng văn phòng hoặc kho lưu trữ

Rõ ràng khi một văn phòng, hoặc kho lưu trữ chứa quá nhiều hồ sơ tài liệu sẽ khiến môi trường làm việc ít nhiều bị ảnh hưởng.  Bản thân mỗi phòng ban của cơ quan doanh nghiệp sở hữu khối tài liệu đó cần phải xác định loại tài liệu nào cần giữ lại, loại tài liệu nào cần tiến hành tiêu hủy ngay. Việc tiêu hủy lúc này nhằm mục đích giải phóng văn phòng và kho lưu trữ. Tạo môi trường thông thoáng, nâng cao hiệu quả làm việc, hoặc để giảm bớt chi phí nhân vật lực bảo quản những loại tài liệu không còn cần thiết, tạo điều kiện quản lý, lưu trữ tài liệu mới được tốt hơn.

1.3. Để bảo mật thông tin doanh nghiệp

Đối với các hồ sơ tài liệu không thuộc loại tài liệu, chứng từ kế toán cần lưu trữ theo quy định và chứa nhiều thông tin riêng tư nhạy cảm của cá nhân hay doanh nghiệp, bạn cần có kế hoạch lưu trữ ở vị trí thích hợp. Trường hợp chúng không còn cần thiết đối với hoạt động thì nên tiến hành loại bỏ bằng cách mang đi tiêu hủy. Hãy đảm bảo rằng việc tiêu hủy phải xử lý triệt để, các thông tin số liệu trên các hồ sơ hủy không thể tái sử dụng hoặc khôi phục lại dưới bất cứ hình thức nào. 

1.4. Sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục và công bố quyết định giải thể

Trường hợp doanh nghiệp của bạn đã hoàn tất các thủ tục, công bố quyết định liên quan tới giải thể. Các hồ sơ tài liệu không nằm trong diện cần lưu trữ hoặc nộp lên các cơ quan chức năng thì bạn nên tiến hành tiêu hủy. Bởi mỗi hồ sơ tài liệu có thể hết giá trị đối với bạn, nhưng lại có giá trị đối với người khác. Nếu chúng lọt vào tay kẻ xấu, các hồ sơ tài liệu này có thể biến thanh công cụ cho kẻ xấu lợi dụng để trục lợi hoặc mang đi lừa đảo. Điều đó gây ảnh hưởng không chỉ tới bạn mà còn cho cả người khác. 

II- Những sai lầm khi thực hiện tiêu hủy tài liệu giấy

Hãy xem trọng việc hủy tài liệu, bởi nó không đơn giản như bạn nghĩ. Trải qua nhiều năm thực hiện dịch vụ hủy giấy, Đức Thịnh Phát đã đúc rút nhiều kinh nghiệm và chia sẻ tới bạn những sai lầm mà bạn hoặc doanh nghiệp của bạn dễ gặp phải khi tiến hành công việc hủy tài liệu như sau:

2.1. Xem tài liệu hết giá trị là giấy vụn

Đã không ít lần đội ngũ tư vấn của Công ty chúng tôi gặp các trường hợp khách hàng của mình thay vì sử dụng dịch vụ hủy, thì họ lại tiến hành bán đi số lượng lớn tài liệu giấy để thu về một khoản lợi nhuận. 

Xét về mặt quy định, thì việc không tiến hành tiêu hủy mà tự ý bán đi các hồ sơ tài liệu hết giá trị là việc làm trái pháp luật. Bởi có thể một lúc nào đó, một số cơ quan chức năng cần kiểm tra một số hồ sơ tài liệu liên quan tới vụ việc nào đó, mà bạn không có hồ sơ chứng minh rằng doanh nghiệp mình đã tiến hành tiêu hủy thì có thể bị truy cứu trách nhiệm.

Xét về mặt bảo mật thông tin, bạn có chắc chắn rằng các đơn vị thu mua đồng nát không chuyển giao số hồ sơ tài liệu mà bạn bán cho một bên thứ 3. Điều này có thể gây nên sự rủi ro là các thông tin trên hồ sơ bị rơi vào tay kẻ xấu, chúng sử dụng các thông tin, số liệu trên tài liệu chưa được tiêu hủy để trục lợi, gây ra sự phiền toái không mong muốn cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chúng tôi chắc chắn rằng bạn và doanh nghiệp của mình phải bỏ ra số tiền lớn hơn gấp nhiều lần số tiền bạn bán giấy vụn để khắc phục hậu quả. 

2.2. Không tiến hành xác định giá trị tài liệu trước khi tiêu hủy

Trước khi thực hiện việc tiêu hủy, bạn hãy chắc chắn rằng toàn bộ tài liệu đã được lên danh mục, được xác định xem chúng có còn cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp mình hay không. Có thể có một số hồ sơ tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ, song vẫn cần thiết phải giữ lại để phục vụ quá trình nghiên cứu các công việc hay dự án sau này. Hãy chắc chắn một điều rằng những tài liệu bạn mang đi tiêu hủy là đúng đắn, tránh việc hủy nhầm đi các hồ sơ còn có giá trị. 

Xác định giá trị trước khi tiêu hủy, chính là quyết định sự “sống còn” của một tài liệu. Vậy nên hãy thực hiện việc đánh giá chúng một cách nghiêm túc và khách quan nhé. 

Xem thêm: 5 nội dung cơ bản cần biết trước khi thực hiện hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị

2.3. Thực hiện hủy tài liệu không có kế hoạch

Bắt đầu làm bất cứ việc gì bạn cũng cần có kế hoạch rõ ràng, hủy tài liệu giấy cũng vậy. Bạn hãy tìm hiểu Quy trình thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị, thành lập hội đồng tiêu hủy, xin quyết định  từ người có liên quan tới việc cấp phép cho tiêu hủy, tìm mua trang thiết bị hủy phù hợp hay thậm chí là tìm nhà cung cấp dịch vụ tiêu hủy nếu số lượng hồ sơ quá lớn …

Việc lên kế hoạch tỉ mỉ, chu đáo chính là khâu quyết định sự thành công của quá trình hủy hồ sơ cho doanh nghiệp của bạn. 

2.4. Hủy hồ sơ hết giá trị không đúng quy trình thủ tục

Đối với hồ sơ là chứng từ kế toán, hồ sơ bệnh án, hóa đơn giấy, … khi tiêu hủy cần phải hoàn thiện bộ hồ sơ tiêu hủy trình lên các cơ quan chức năng theo đúng quy định. Bạn có thể tham khảo bài viết 9 bước trong quy trình và thủ tục hủy tài liệu hết giá trị tại cơ quan, tổ chức để đảm bảo việc tuân thủ các quy định của Pháp luật Việt Nam về việc tiêu hủy hồ sơ hết giá trị. 

2.5. Mua sắm trang thiết bị tiêu hủy không đáp ứng được công suất

Tùy thuộc vào số lượng tài liệu hủy của bạn nhiều hay ít để mua sắm trang thiết bị phục vụ việc hủy đáp ứng được công suất. Nếu như số lượng tài liệu hủy quá nhiều mà bạn vẫn lựa chọn máy hủy giấy văn phòng thì chắc hẳn bạn là người có rất nhiều thời gian. Hãy tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hủy giấy uy tín và chuyên nghiệp, có thể sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí để hoàn thành công việc tiêu hủy giấy so với việc bạn và doanh nghiệp mình tự tiến hành tiêu hủy chúng.

Trên đây là thông tin chúng tôi đã đúc rút, là kinh nghiệm qua nhiều năm làm dịch vụ tiêu hủy. Nếu bạn đang khó khăn ở khâu lên kế hoạch, thủ tục, hay khâu tiêu hủy. Hãy vui lòng gọi vào số hotline của chúng tôi để được tư vấn miễn phí nhé.